چکیده فصل دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management

در این نوشته چکیده فصل دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management ارائه شده است. همانطور که می دانید این کتاب بهترین رفرنس در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار در دنیا است که توسط مدرسه مدیریت فرایند ترجمه و در دو جلد در اختیار علاقه مندان قرار دارد.

از این صفحه می توانید ترجمه فصل اول این کتاب را دانلود و مطالعه نمایید.

گفتنی است فصل دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management (اصول و مبانی مدیریت فرایند) به معماری فرایندها اختصاص دارد. استخراج معماری فرایندها یکی از گام های اولیه و اصلی استقرار مدیریت فرایند بوده و معمولاً پاشنه آشیل بسیاری از پروژه ها در این حوزه به شمار می رود. در فصل دوم کتاب به ارائه توضیحات بسیار مفید و کاربردی در زمینه استخراج معماری فرایندها اشاره شده است و یک روش فوق العاده برای این موضوع تشریح گردیده است.

برای این منظور، در این مطلب چکیده فصل دوم کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند که به استخراج معماری فرایندها اختصاص دارد، تشریح خواهیم کرد.

این روش خاص منجر به ایجاد معماری فرایند سطح یک در دو جنبه case type و عملکرد ‌‌‌‌کسب‌و‌کار می‌شود. جنبه case type، انواع موارد انجام شده توسط یک سازمان را ‌‌‌طبقه‌بندی می‌نماید. case چیزی است که یک سازمان (یا بخشی از آن) انجام می‌دهد. case، محصول یا ‌‌‌‌سر‌ویسی است که توسط سازمان به مشتریان آن تحویل داده می‌شود، برای مثال بیمه (یک ‌‌‌‌سر‌ویس) یا اسباب بازی (یک محصول).

توجه داشته باشید که بسته به بخشی از سازمان که معماری فرایند در آن طراحی شده است، caseها می‌توانند بیانگر محصولات یا ‌‌‌‌سر‌ویس‌هایی باشند که به مشتریان سازمان تحویل داده می‌شوند. آن­ها همچنین می‌توانند به محصولات یا خدماتی اشاره کنند که توسط یکی از بخش‌های سازمان به بخش دیگری تحویل داده می‌شود. برای مثال، ایجاد یک محل کار برای کارمند جدید توسط دپارتمان تجهیزات.

در ادامه بخش های مهم این فصل را مطالعه خواهید نمود.

انجام مدیریت فرآیند در یک سازمان نیاز به منابع و صرف هزینه دارد که همه سازمان ها امکان فراهم نمودن این منابع را برای همه فرآیند های خود و انجام مدیریت فرآیند را نداشته و بنابراین بر روی بخشی از فرآیندهای خود متمرکز می شوند که این کار با اولویت بندی فرآیندها هم از جهت استراتژی های سازمان و هم از جهت ایجاد مسائلی که برای سازمان ایجاد می کنند انجام می شود. همچنین سازمان باید به طور دوره ای بر روی فرآیندهای خود نظارت داشته باشد و متناسب با تغییرات اولویت های خود را نیز به روز رسانی کند.

سازمان باید یک نقشه از فرآیندهای خود تهیه و در اختیار ذینفعان خود قرار دهد تا درکی از کسب کار سازمان داشته باشند. Process شناسایی فرآیند ها دو مرحله دارد که اولین آن تعیین جهت درک فرآیندها و ارتباطات آنهاست و دومین مرحله ارزیابی فرآیندهای مرحله قبل از نظر اولویت می باشد.

دسته بندی های متفاوت بر اساس معیارهای مختلف برای طبقه بندی کردن فرآیند ها وجود دارد برای مشخص کردن اینکه کدامیک از قسمت های کسب و کار یک فرآیند محسوب می شود و در واقع محدوده هر فرآیند کدام است.

پورتر فرآیندها را در دو دسته طبقه بندی می کند: 1- فرآیندهای اصلی که در واقع ارزش اصلی را برای سازمان فراهم می کنند. 2- فرآیندهای پشتیبان ( در برخی موارد مدیریتی هم به این عنوان اضافه می گردد ) برای حمایت از اجرای فرآیندهای اصلی هستند. تفاوت این دسته بندی ها در اولویت استراتژیک برای سازمان است.

در مرحله تعیین فرآیندها باید به توازن بین تاثیر و قابلیت مدیریت توجه داشت یعنی اگر تعداد کمی فرآیند شناسایی شوند ضمن آنکه آنها بخش زیادی از عملیات یک سازمان را پوشش می دهند، کنترل آنها سخت تر و امکان توسعه با پیچیدگی همراه است، بنابراین بهتر است که هم فرآیندهای بزرگ و هم کوچک هردو شناسایی شوند و همچنین مهم است که ارتباطات این فرآیندها را درک و شناسایی نمود.

در تعیین و اولویت بندی فرایندها یکسری راهنمایی عمومی وجود دارد که یکی از آنها مدل های مرجعی است که توسط گروه های مختلف ارائه شده اند. که این مدل ها می توانند فرآیندها و ویژگی های آنها را استاندارد نموده و عملکرد آنها را اندازه گیری کنند و دیگری استفاده از رویکردهای طراحی خاص برایتوسعه معماری فرایند است.

شناسایی فرآیندها باید تکرار شونده و اکتشافی باشد.

همه فرآیندها به یک اندازه مهم نیستند و معیارهای مختلفی برای دسته بندی آنها وجود دارد که عبارتند از اهمیت، ناکارآمدی، امکان سنجی.

اهمیت در خصوص ارتباط فرآیند با استراتژی است و باید فرآیندهایی که بیشترین تاثیر روی اهداف استراتژیک سازمان را دارند شناسایی شوند.

ناکارآمدی در خصوص سلامت فرآیند و تشخیص فرآیندهای پر زحمت می باشد.

امکان سنجی در خصوص فرآیندهایی که است که نتایج مورد انتظار را ایجاد می کنند.

رویکرد دقیق تر مرحله ارزیابی بلوغ سازمان هاست که شامل 5 سطح می باشد. در سطح 1 (اولیه) سازمان فرآیندهای خود را بدون جزئیات و بدون کنترل اجرا می کند. در سطح 2 (مدیریت شده) نظارت و کنترل و اندازه گیری و تحلیل بر پروژه وجود دارد. در سطح 3 (تعریف شده) متمرکز بر فرایند و آموزش مدیریت فرآیند برای ذینفعان درگیر با آن وجود دارد. در سطح 4 (کمی مدیریت شده) عملکرد فرایند پیگیری و با تکنیک های کمی مدیریت می شود. در سطح 5 (بهینه) تحلیل وجود دارد.

ارزیابی بلوغ سازمان می تواند داخلی (خود ارزیابی) باشد یا از طرف یک شخص بیرونی انجام شود.

معماری فرآیند: مدلی است که فرآیندها و روابط بین آنها را نشان می دهد که یکی از این روابط مصرف کننده – تولید کننده است یعنی خروجی یک فرایند ورودی فرآیند دیگر است.

معماری فرآیندها سطوح مختلفی دارد که سطح 1 سطح کلی و خلاصه معماری فرایند و کلان فرآیند است عناصر این سطح به سطح 2 اشاره دارد که جزئیات بیشتری را نشان می دهد و عناصر سطح 2 مدل فرآیند در سطح 3 را نشان می دهد که جزئیات بیشتر و کنترل ها را مشخص می کند.

مهم ترین بخش معماری فرآیند استخراج کلان فرآیندهاست که باید کامل و قابل فهم برای کلیه کارکنان باشد و بیشتر از 20 دسته از فرآیندها را نشان ندهد.

چند رویکرد برای برای تعریف معماری فرآیند وجود دارد. که یکی از آنها روش دیکمن است و بر case type و عملکرد کسب کار تمرکز دارد.

case type انواع محصول و خدمت و هر ویژگی است که کار سازمان بر پایه آن انجام می شود و عملکرد کاری است که سازمان انجام می دهد و هر عملکرد را می توان به عملکردهای فرعی تر تقسیم نمود. case type در سطح عمودی و عملکرد را در سطح افقی یک ماتریس می توان نشان داد.

بنابراین یک رویکرد چهار مرحله ای شامل شناسایی case type، شناسایی عملکرد case type و ایجاد ماتریس بر پایه این دو و در نهایت شناسایی فرآیندهاست.

در قسمت شناسایی case type باید ویژگی هایی در طبقه بندی قرار بگیرد که موجب ایجاد تفاوت می شود ویژگی های رایج انواع محصول، انواع خدمات، انواع کانال های ارتباطی با مشتری و انواع مشتری می باشد البته می توان ویژگی های دیگر را که بنا به تفاوت ایجاد می شود را در نظر گرفت هر ویژگی قابلیت تجزیه به ویژگی ها و انواع دیگر و ترکیبی از انواع ویزگی را دارد.

بخش دوم شناسایی عملکردهای سازمان بر اساس case type هاست که در این مورد مدل های مرجع و APQC می توانند کمک کننده باشند و برخی از آنها با عملکرد های سازمان سازگار هستند. Process Management

Process Management

 Process Management

تجزیه سازی عملکردی نباید با تجزیه case type ها اشتباه گرفته شود. سطح تجزیه برای عملکرد ها نیز باید مشخص شود. یک نوع تجزیه عملکرد در سطح عملکردهای مشابه بخش های مختلف با مدیران مرتبط است. و نوع دیگر تجزیه عملکرد مربوط به نقش های مختلف است.

سپس باید ماتریس case type و عملکرد که case type در ستون و عملکرد در سطر قرار دارد ایجاد شود و در صورتی که عملکرد متقابل با case type انجام شود آن را نشانه گذاری می کنیم. در صورتی که شکست ماتریس با حفظ تقابل ها امکان پذیر باشد آن را به چند ماتریس تقسیم می کنیم.

در نهایت باید به شناسایی فرآیندها پرداخت و موازنه ای صورت گیرد بین اینکه کل ماتریس یک فرایند بزرگ باشد و هر تقاطع ماتریس یک فرآیند باشد. یک قاعده کلی وجود دارد که کل ماتریس یک فرایند بزرگ است و با قواعدی خاص شکسته می شود.

8 دستورالعمل وجود دارد که می تواند باعث شکست فرآیندها در سطح عمودی ( 5، 6، 8 ) و یا افقی ( 1 تا 4 ) گردد. این دستورالعمل ها مطلق نبوده و ممکن است همه آنها برای یک سازمان کاربردی باشد یا خیر.

دستورالعمل 1: در صورت وجود flow object های مختلف می توان فرآیند را به صورت عمودی شکست.

دستورالعمل 2: در صورت تغییر چند باره در flow object فرآیند را می توان به صورت عمودی شکست.

دستورالعمل 3: اگر فرآیند حالت تراکنش را تغییر دهد فرآیند را می توان به صورت عمودی شکست

دستورالعمل 4: اگر در فرایند وقفه منطقی شکل بگیرد به این صورت که برای شروع flow object جدید فرآیند منتظر بماند می توان آن را به صورت عمودی شکست.

دستورالعمل 5: تفیک منطقی در مکان به این صورت که در مکان دیگر به صورتی متفاوت صورت بگیرد می توان فرآیند را به صورت افقی شکست.

دستورالعمل 6: تفکیک منطقی در بعد دیگر هم می تواند با این شرط که راه دیگری جز انجام متفاوت فرآیند در آن بعد نباشد فرآیند را به صورت افقی تجزیه کند.

دستورالعمل 7: اگر یک فرآیند در یک مدل مرجع قابل تقسیم باشد می توان آن را شکست.

دستورالعمل 8: اگر یک فرایند عملکرد های بیشتری از یک case type را پوشش دهد می توان فرآیند را در سطح افقی شکست.

باید به رابطه مصرف کننده – تولید کننده و جزئیات فرآیندها هم توجه داشت و به همراه گام هایی که در یک فرآیند انجام می شود و افراد یا بخش هایی که مطابق با چارت سازمانی در آن درگیر هستند را در سطح دو معماری فرآیند در نظر می گیریم. و مدل ایجاد شده در واقع نقشه فرآیند است.

برای اینکه با بحث معماری فرایندها بیشتر و بهتر آشنا شوید، دو پیشنهاد ویژه برایتان دارم:

مطالعه کامل کتاب Fundamentals of Business Process Management

شرکت در دوره آموزش طراحی معماری فرایند مبتنی بر APQC

 

یک نظر بگذارید