مدلسازی فرایندهای فعالیتی زمان‌بر و پر هزینه است و این چالش در سازمان های با ابعاد بزرگ بسیار بزرگ‌تر و جدی‌تر خواهد بود.
حتی از نظر بسیاری از بزرگان حوزه مدیریت و مهندسی مجدد فرایندها، کشف وضعیت موجود فرایندها سخت ترین گام در چرخه استقرار مدیریت فرایند است.
از سوی دیگر معمولاً تعداد نیروی متخصص در حوزه مدیریت فرایند در سازمان‌ها، تعداد بالایی نیست که از طریق روش‌های معمول و برگزاری جلسات مصاحبه قادر باشند، فرایندها را مدل کنند.
همانطور که میدانید به منظور استخراج فرایندهای سازمان روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آن‌ها به قرار زیر است:
- مشاهده مستقیم
- مصاحبه‌ها
- کارگاه های ساختاریافته
- کنفرانس‌های بر مبنای وب
در مورد اول، دوم، سوم و آخر که معمولاً توسط تیم مدیریت فرایند خود سازمان برگزار می‌شود نیاز به صرف منابع و زمان نسبتاً طولانی است. همچنین امکان برون‌سپاری این فاز یعنی استخراج فرایندها به پیمانکاران نیز وجود دارد منتها هزینه نسبتاً قابل توجهی باید در این زمینه صرف نمود.
یکی از بهترین روش هایی که بسیاری از سازمان‌های پیشرو در سطح دنیا از آن بهره می‌برند، بکارگیری بدنه خود سازمان بصورت آموزشی کارگاهی در استخراج فرایندها است.
روش کار در کارگاه ساخت یافته به ترتیب است که از بدنه خود سازمان بصورت آموزشی کارگاهی در استخراج فرایندها استفاده می‌شود. به این‌صورت که پس از انتخاب افراد واجد شرایط، یک دوره آموزشی فشرده به مدت نصف روز با محوریت مدیریت و مدلسازی فرایند برای ایشان برگزار خواهد شد. البته قاعدتا حجم و نوع مطالبی که در این دوره آموزشی ارائه می‌شود نسبت به دوره مدیریت فرایند کمتر و سبک‌تر خواهد بود.
سپس طی ۲-۳ روز آتی به‌وسیله برگزاری کارگاه و با هدایت و مدیریت کارشناسان واحد مدیریت فرایند، نفرات برگزیده واحدهای مختلف سازمانی خود اقدام به مدلسازی و استخراج فرایندهای واحد خود خواهند نمود.
البته پس از اتمام کارگاه، خروجی‌های تهیه شده توسط کارشناسان واحد مدیریت فرایندها مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و یکدست و یکپارچه می‌گردند.
بنده این تکنیک را از یک شرکت مشاوره کانادایی فراگرفته ام که سال ها قبل در کنار ما بود تا بتوانیم بهترین نرم‌افزار ERP برای وزارت بازرگانی انتخاب کنیم. پیش نیاز انتخاب بهترین نرم‌افزار ERP برای وزارتخانه این بود که باید در ابتدا تمام فرایندهای وزارت بازرگانی را مدل می‌کردیم. یک سازمان بسیار بزرگ با تعداد زیادی سازمان و شرکت زیرمجموعه.
برآورد اولیه ما این بود که با یک تیم 50 نفره متخصص در حوزه مدلسازی فرایند، 4-5 سال اینکار به طول بینجامد ولی از طریق تکنیک کارگاه ساخت یافته، فرایندها را ظرف مدت کمتر از یکسال مدل کردیم.
از آن موقع به بعد از این تکنیک در بسیاری از سازمان ها و پروژه ها بصورت موفقیت آمیز استفاده کرده ایم.
اگر سازمان شما هم در شرف انجام مدلسازی فرایندها است، می توانیم با این تکنیک به شما در مدلسازی فرایندها کمک کنیم.
کارگاه ساخت یافته یکی از بهترین روش های مورد کاربرد در سطح دنیا است که با کمک بدنه سازمان و بدون صرف هزینه‌های زیاد، سازمان خود اقدام به مدلسازی فرایندها خواهد نمود.
برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
02144328763