بر اساس مشاهدات و تجربیات ما، بسیاری از پروژه های مدیریت فرایند کشور با رویکرد آبشاری برگزار میشود. رویکرد آبشاری در مدیریت فرایند را می توانید در تصویر پایین مشاهده نمایید.

تصویر بالا به این معنا است که هر یک از فازهای مدیریت فرایند باید انجام شود تا وارد فاز بعدی شویم. یعنی ابتدا معماری فرایندها استخراج شده و سپس سراغ مدلسازی وضعیت موجود فرایندها خواهیم رفت. پس از مدلسازی اقدام به تحلیل و بهود فرایندها نموده و سپس فرایندهای بهبود یافته را پیاده سازی می کنیم. ولی اتخاذ چنین رویکردی ریسک استقرار مدیریت فرایندها را به شدت افزایش داده و بعضاً خروجی این پروژه ها یک سری مستند و زونکن از فرایندها خواهد بود که عملاً تاثیری در عملکرد سازمان نخواهد گذاشت.

زیرا وقتی مدیریت فرایند نتیجه بخش خواهد بود که فرایندهای مدلسازی، تحلیل و بهبود یافته را پیاده سازی و اجرا نماییم.

حال چنانچه رویکرد منتخب ما در اجرای مدیریت فرایند رویکرد آبشاری باشد، تا زمانیکه به پیاده سازی و اجرای فرایندها می رسیم، زمان بسیار زیادی سپری شده و حتی فرایندها به دلایل مختلف دچار تغییر شده اند. پس چه باید کرد؟

در تقابل با رویکرد آبشاری در استقرار مدیریت فرایند، رویکرد چابک را میتوان در نظر گرفت.

در تصویر پایین رویکرد چابک در استقرار مدیریت فرایند را مشاهده خواهید کرد.

در رویکرد چابک نیاز نیست همه فرایندها را مدلسازی کنیم و سپس آنها را تحلیل و بهبود داده تا به نقطه پیاده سازی برسیم بلکه می توان تعدادی از فرایندها را انتخاب، مدلسازی، تحلیل، بهبود و پیاده سازی کرد و به این ترتیب سازمان بسیار سریعتر به نتایج حاصل از استقرار مدیریت فرایند خواهد رسید.

به دیگر سخن اینکه مدلسازی همه فرایندها لازم نیست. مدلسازی فرایندها کاری بسیار سخت و زمان بر است و بنا به گفته بسیاری از بزرگان این حوزه، سخت ترین گام در مدیریت فرایند، مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود است. قضیه جایی پیچیده تر می شود که می فهمیم فرایندها موجودات زنده ای هستند که دائم در حال تغییر هستند. حالا اگر بیاییم زمان زیادی را برای مدلسازی صرف کنیم، تا بخواهیم وارد مرحله پیاده سازی شویم یا فرایندها تغییر کرده است یا با مقاومت شدید سازمانی مواجه می شویم. زیرا مزایای مدیریت فرایند صرفاً با مدلسازی فرایندها نمایان نخواهد شد و باید چرخه مدیریت فرایند را کامل طی نمود.

 

البته با نگاه دیگری می توان مرحله اول یعنی معماری فرایندها را از چرخه حذف کرد. در واقع معماری فرایندها را یکبار استخراج کرد و سایر مراحل را در ایترشن ها یا چرخه های مختلفی انجام داد.

در واقع می توان چنین گفت که رویکرد مناسب به منظور استقرار مدیریت فرایند یک رویکرد ترکیبی یا هیبریدی است. رویکرد هیبریدی به این معنا است که برخی از مراحل کار را می توان بصورت آبشاری یا واترفال انجام داد و برخی مراحل دیگر را بصورت ایتریشنال و چابک در چرخه های مختلف.

 

ضرورت یادگیری چابک برای متخصصین مدیریت فرایند

بسیاری چنین فرض می کنند که چابک در حوزه نرم افزار و پروژه های فناوری اطلاعات کاربرد دارد لیکن  این ذهنیت چند سال پس از انتشار بیانیۀ چابک (Agile Manifesto) به کلی عوض شد و ردپای تفکر چابک را در دیگر صنایع و پروژه می توان به صورت آشکار، مشاهده نمود.

لطفا به تصویر پایین دقت کنید. این تصویر بخشی از گزارش 2022 سالانه موسسه IIBA است که بصورت سالیانه منتشر میشود.

همانطور که در تصویر فوق مشاهده می کنید، تفکر و ذهنیت چابک به همان اندازه که در فناوری اطلاعات و مدیریت پروژه کاربرد دارد در حوزه های مدیریت فرآیند نیز کاربرد دارد.

این گزارش تلویحاً به ما می گوید که در BPM می توان رویکردهای چابک را پیاده سازی کرد و آن سوتفاهم که فقط ذهنیت چابک در شرکت ها و صنایع نرم افزاری قابلیت پیاده سازی داشتند، کنار می رود.

 

برای دانلود اصل گزارش سالیانۀ 2022 تحلیل کسب و کار  IIBAمیتوانید بر روی تصویر پایین کلیک کنید.

از سوی دیگر برخی از موسسات معتبر فعال در زمینه مدیریت فرایند نیز نسبت به این موضوع اکیداً توصیه کرده اند. یکی از این نمونه ها موسسه معتبر bpminstitute  است. لطفا به تصویر پایین دقت کنید. مسیر یادگیری مدیریت فرایند هست که موسسه bpminstitute ارائه کرده است.

برخی از اصول چابک که می توان آنها را در مدیریت فرایند نیز به کار برد عبارتند از:

1. بالاترین اولویت جلب رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر مجموعه ای از فرآیندهای کشف شده، مدل شده، استقرار داده شده و بهبود داده شده است که برای مشتری دارای ارزش هستند.

 

2. مجموعه فرآیندهایی را که برای سازمان کار می کنند (Minimum Viable Process) به طور مکرر، از چند هفته تا چند ماه، با اولویت به مقیاس زمانی کوتاه تر، باید تحویل ذینفعان سازمان قرار گیرد.

 

3. پروژه های توسعۀ فرآیندی باید با محوریت افراد با انگیزه شروع شوند. به آنها محیط و حمایت لازم داده شود و برای انجام کار باید به آنها اعتماد نمود.

 

4. طبق مدیریت چابک فرآیندی کسب و کار، بهترین معماری ها، نیازمندی ها و مدل بندی های فرآیندی از طریق تیم هایی به دست می آید که خود سازمان دهی باشند. یعنی این افراد خودشان بتوانند از بک لاگ فرآیند، فرآیندهایی که قرار است توسعه یابند را انتخاب نمایند بدون آنکه محدودیت یا نظارت یا کنترلی که در سیستم هایی سنتی وجود داشت، اینجا خودنمایی کند.

 

موارد دیگری را نیز می توان به لیست بالا اضافه کرد منتها باید در یک نوشته مستقل به تشریح آنها پرداخت.

 

این مطلب را هم بخوانید: چرا گواهینامۀ چابک ACP از گواهینامۀ AAC کارآمدتر است؟!