5 سال معاونت مهندس فروش یک شرکت نرم افزاری بودم. روزهای خوب و بد زیادی را سپری کردم. چالش های زیادی را پشت سر گذاشتم، نقش پرنگی در تاسیس و پا گرفتن آکادمی مدیریت فرایند داشتم. سمینارها و وبینارهای مختلفی به منظور فرهنگ­سازی مدیریت فرایند و BPMS در اقصی نقاط کشور برگزار کردم. حدوداً 500 سازمان و شرکت مختلف.

 

نگاه و رویکردم در برگزاری این سمینارها و دوره های آموزشی فروش مطلق نرم افزار به هیچ وجه نبوده است حتی بسیاری از افرادی که در این سمینارهای با آنها دوست می شدم به من مدیر نفروش می گفتند. چون در بعضی از مواقع با صراحت اعلام میکردم که چون سازمان شما بلوغ و شرایط لازم به منظور استقرار BPMS را ندارد، به نرم افزار BPMS به شما نخواهم فروخت!

 

ولی امروز میخواهم در مورد یکی از چالش­هایی که داشتم چند نکته جالب را بازگو کنم.

 

همیشه یکی از انتقاداتی که مدیرعامل شرکت از من داشت این بود که چرا در مورد اتوماسیون اداری کار خاصی انجام نمیدهم و به قول ایشان اتوماسیون اداری یتیم شده است.

 

احتمالاً وقتی این مطلب را بنویسم مورد هجمه بسیاری از شرکت­های نرم افزاری که سود سرشاری از فروش اتوماسیون اداری به جیب می­زنند قرار خواهم گرفت ولی از شما خواننده عزیز می­خواهم مطالب را خوانده و با فکر و تحلیل خود قضاوت کنید.

 

توضیح در مورد این چالش را اینجا میخواهم شروع کنم که من حدودا 14-15 سال قبل در حوزه معماری سازمان کار میکردم. در چندین پروژه بزرگ معماری سازمانی به عنوان کارشناس و سپس مدیر فنی و در ادامه مشاور. چندین مشاور خارجی خوب هم داشتیم که چیزهای خیلی زیادی از آنها یاد گرفتم.

 

در کتاب آموزش مدیریت فرایند برای مدیران در مورد ارتباط مدیریت و معماری سازمانی توضیحاتی ارائه کردم. اگر به یاد داشته باشید گفتم که معماری سازمانی در 4 لایه انجام میشود که لایه ها به تریب عبارتند از: فرایندها، اطلاعات، سیستم های کاربردی و زیر ساخت

 

در خصوص تحلیل مربوط به لایه اطلاعات در همان کتاب شاره کردم که برای تحلیل لایه دوم درصد هر یک از فرمت­ های اطلاعاتی در سازمان یک شاخص مهم برای تحلیل است. به این معنی که مشخص می­کنیم چند درصد گردش اطلاعات سازمان در قالب نامه انجام می­شود، چند درصد فرم، چند درصد گزارش و…

 

سازمانی که درصد بالایی از گردش اطلاعات آن در قالب نامه انجام می­شود، سازمانی است که از نظر اطلاعاتی استاندارد نیست زیرا اصولاً نامه بر خلاف فرم یک فرمت غیراستاندارد است. نامه­ ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیت­ های محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله­ ای مثل فرم­ ها و چک­لیست­ها برخوردار هستند. در این خصوص در فصل ­های بعدی توضیحات کاملتری ارائه شده است.

 

از همان موقع موجودی به اسم “نامه” برایم یک چیز نامبارک بود و بستری هم که نامه ها را در سازمان به گردش در می آورد یعنی اتوماسیون اداری. در واقع دشمنی من با اتوماسیون اداری به همان سال­های قبل باز میگردد جایی که بسیاری از مشاوران مطرح خارجی نیز به این موضوع اذعان داشتند که در کشورشان چیزی به اسم اتوماسیون اداری وجود ندارد یا اگر هم باشد به این شدت و حدت نیست.

 

حال بعد از گذشت سال­های متمادی و ورد بنده به شرکت نرم ­افزاری دوباره این موجود نحس یعنی اتوماسیون اداری در پیش چشمانم نمایان شده بود ولی من هیچ گاه تسلیم امر مدیران نمیشدم. شاید تعداد پرزنت هایی که در مورد اتوماسیون اداری داشتم به 20-30 مورد هم نمی رسید. این عدد را مقایسه کنید با 500 سمینار و جلسه ای که در مورد مدیریت فرایند و BPMS داشتم. یعنی فقط در مواردی که واقعا مطمئن بودم اتوماسیون اداری به درد سازمان خواهد خورد، اقدام به ارائه این موجود در جلسات می کردم.

 

چه شد که بعد از 5 سال از آن شرکت نرم افزاری جدا شدم؟ توضیحات این نوشته خیلی زیاد شد. در این مورد در مطلب بعد صحبت خواهم کرد.