کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند

چکیده یک فصل جالب از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند – بخش اول

کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) جزء بهترین رفرنس های حوزه BPM (مدیریت فرایند) در سطح دنیا است.

همچنین از این صفحه می توانید فصل اول این کتاب را بصورت رایگان دانلود و مطالعه نمایید. این فصل به معرفی مدیریت فرایندهای کسب و کار و اهمیت و ضرورت BPM برای سازمان ها می پردازد.

در این نوشته می توانید چکیده فصل سوم این کتاب را مطالعه نمایید. محتوای این نوشته برای اولین بار منتشر و در اختیار علاقه مندان قرار می گیرید.

یکی از ویژگی های فوق العاده کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) وجود تمرین و مثال های زیاد و متنوع در مورد مباحث ارائه شده است.

مدل­های فرآیندهای کسب­وکار در مراحل مختلف چرخه عمر BPM حائز اهمیت می‌باشند. پیش از شروع مدل­سازی فرآیند، فهم این­که به چه دلیل آن­را مدل می‌کنیم حیاتی است. مدل­هایی که ‌‌‌تولید ‌می‌کنیم بسته به دلیل مدل‌‌‌‌‌‌سازی آن­ها در وهله اول، کاملاً متفاوت به نظر می‌رسند. دلایلی زیادی برای مدل­سازی یک فرآیند وجود دارد. اولین آن درک آسان فرآیند و اشتراک­گذاری فهم ما از فرآیند با افرادی است که هر‌روز با این فرآیند‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ها درگیر هستند. در‌واقع، شرکت­کنندگان در فرآیند معمولاً فعالیت‌های کاملاً تخصصی را در یک فرایند انجام می‌دهند و به سختی با پیچیدگی کل فرایند مواجه می‌شوند. بنابراین، مدل­سازی فرآیند به درک بهتر فرآیند و شناخت و پیشگیری از مسائل کمک می‌کند. این قدم به سوی ایجاد درک کاملی از فرایند، پیش شرط لازم برای تجزیه و تحلیل فرآیند، طراحی مجدد یا اتوماسیون است.

در این فصل ما با اجزای اساسی مدل‌‌‌‌‌‌سازی فرآیند با استفاده از زبان BPMN آشنا خواهیم شد. با استفاده از این مفاهیم، قادر خواهیم بود تا مدل‌های فرایند ‌‌‌‌کسب‌و‌کار را ایجاد کنیم که روابط ساده و منطقی بین فعالیت‌ها، اشیاء داده‌ها و منابع را منعکس می­نمایند. ابتدا، در مورد برخی از مفاهیم اساسی مدل­های فرآیندی مانند اینکه چگونه مدل­های فرآیندی (Process models) با نمونه‌های فرآیندی (process instances) ارتباط پیدا می­کنند، صحبت می‌کنیم. سپس، چهار بلوک ساختاری اصلی انشعاب و ادغام در مدل­های فرآیندی را شرح می‌دهیم که شامل تصمیم‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌گیری‌های انحصاری[1]، اقدامات موازی[2]، تصمیم‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌گیری‌های فراگیر[3] و تکرار[4] می‌شود. در نهایت نیز مصنوعات اطلاعات و منابع مشمول در یک فرآیند پوشش داده می‌شود.

 

گام­های اولیه BPMN

BPMN  با بیش از 100 نماد، یک زبان نسبتاً پیچیده است. ولی برای افرادی که به تازگی می‌خواهند آن­را فرا بگیرند جای هیچ ترسی نیست. تعداد انگشت شماری از این نمادها در حال حاضر شما را قادر به پوشش بسیاری از نیازهای مدل‌‌‌‌‌‌سازی خود می‌کند. در صورتی که بر این تعداد تسلط پیدا کردید، مابقی نمادها را با تمرینات بیشتر خواهید آموخت. بنابراین بجای تعریف تک تک نمادهای BPMN به صورت مفصل، BPMN را با معرفی نمادها و مفاهیم آن همراه با مثال و به صورت تدریجی یاد خواهیم گرفت.

شکل 3.1 دیاگرام فرایند ساده تکلمیل سفارشات

در این فصل ما با مجموعه اصلی از نمادهای ارائه شده توسط BPMN آشنا خواهیم شد. همانطور که قبلاً اشاره شد، فرایند ‌‌‌‌کسب‌و‌کار شامل رویدادها (events) و فعالیت‌ها (activities) می‌شود. رویدادها[5] بیانگر مواردی هستند که به صورت لحظه‌‌ای اتفاق می‌افتند (برای مثال یک صورتحساب دریافت می‌شود) در حالی که فعالیت‌ها واحدهای کاری است که دارای مدت زمان هستند (مثلاً فعالیت پرداخت صورتحساب). همچنین همانطورکه پیش­تر گفته شد، رویدادها و فعالیت‌ها درون فرآیند به صورت منطقی با یکدیگر در ارتباط می‌باشند. ساده‌‌‌ترین حالت این ارتباط توالی[6] می‌باشد، که بدین معنی است که رویداد یا فعالیت A توسط رویداد یا فعالیت B دنبال می‌شود (قبل از آن اتفاق می‌افتد). بر این اساس، سه جنبه اصلی BPMN، رویدادها، فعالیت‌ها و کمان‌ها[7] هستند. رویدادها توسط دایره، فعالیت‌ها توسط مستطیل‌های گوشه گرد و کمان­ها (در BPMN جریان توالی نامیده می‌شوند) توسط فلش‌های یک طرفه نشان داده می‌شوند.

مثال 3.1: شکل 3.1 یک توالی ساده از مدل­سازی فعالیت‌های یک فرایند تحویل سفارش در BPMN را نشان می‌دهد. این فرآیند زمانی که سفارش خرید از طرف مشتری دریافت گردد شروع می‌شود. اولین فعالیتی که انجام می‌شود تأیید سفارش است. سپس، آدرس محل تحویل گرفته می‌شود و به این صورت محصول را می‌توان به مشتری تحویل داد. در مرحله بعد صورت­حساب صادر می‌گردد و پس از پرداخت هزینه­ی سفارش محصول توسط مشتری، سفارش بایگانی شده و فرآیند تکمیل می‌شود.

از شکل بالا، متوجه می‌شویم که دو رویداد با دو نمادی که با هم ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌اندکی تفاوت دارند نمایش داده می‌شود. برای نمایش رویداد شروع از نماد دایره با خط باریک استفاده می‌نماییم در حالی­که برای نمایش رویداد پایان از دایره با خط ضخیم استفاده می‌شود. رویدادهای شروع و پایان نقش مهمی در یک مدل فرآیندی دارند: رویداد شروع نشان‌‌‌‌‌‌‌دهنده زمان شروع یک نمونه[8] از فرآیند است در حالی که رویداد پایانی نشان‌‌‌‌‌‌‌دهنده زمانی است که نمونه پایان یابد. برای مثال، یک نمونه جدید از فرآیند تحویل سفارش هر‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌بار که سفارش خرید دریافت می‌شود، به اجرا درمی­آید، و هنگامی که سفارش تحویل داده می‌شود، تکمیل می‌شود. اجازه دهید تصور کنیم فرآیند تحویل سفارش در سازمان فروشنده انجام شده است.‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر‌روز این سازمان چند‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌بار این فرآیند را اجرا می‌کند و هربار نسبت به دفعات دیگر مستقل است. هر نمونه فرآیند که ایجاد گردد، ما از مفهوم نشانگر[9] برای شناسایی پیشرفت (یا وضعیت) این نمونه استفاده می‌کنیم. نشانگر‌ها در رویداد شروع ایجاد می‌گردند و تا زمانی که در رویداد پایانی از بین نروند درون مدل فرآیند جریان دارند. ما نشانگرها را بوسیله نقاط رنگی روی مدل فرآیندی نشان می‌دهیم. برای مثال  شکل 3.2 وضعیت سه نمونه فرآیند تحویل سفارش را نشان می­دهد: یک نمونه تازه شروع شده است (نشانگر مشکی در رویداد آغازین)، دیگری در مرحله ‌‌‌‌‌‌‌حمل‌ و‌نقل محصول (نشانگر قرمز در فعالیت “تحویل محصول”) و سومی هزینه محصول را دریافت نموده و در شروع بایگانی سفارش می‌باشد (نشانگر سبز روی جریان توالی بین “دریافت هزینه محصول” و “بایگانی سفارش” قرار گرفته است).

شکل 3.2 سه نشانگر موجود در فرایند تکمیل سفارش

همانطور که انتخاب نام {برچسب[10] هم نامیده می‌شود} برای‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر ‌فعالیت امری طبیعی به نظر می‌رسد، نباید از اختصاص بر چسب‌ها به رویداد‌ها غافل شویم. برای مثال، اختصاص نام به‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر ‌رویداد شروع، به ما کمک خواهد کرد زمانی که باید یک نمونه جدید فرآیند شروع شود، دلیل هر‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌بار شروع فرآیند را متوجه شویم. به همین صورت اختصاص یک برچسب به‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر‌رویداد پایانی، به ما کمک خواهد کرد تا در مورد شرایط حاصل از تکمیل یک نمونه فرآیند یا به عبارت دیگر خروجی فرآیند تفکر نمائیم.

قراردادهای نام­گذاری زیر را توصیه می­نمائیم. برای فعالیت­ها، برچسب باید با یک فعل به صورت امری به همراه یک اسم، ایجاد گردد، برای مثال (تصویب سفارش). نام ممکن است همراه با یک صفت آمده باشد مانند (صدور گواهینامه رانندگی) و فعل ممکن است همراه با یک مکمل جهت تشریح چگونگی انجام کار بیاید، مانند (تمدید گواهینامه رانندگی از طریق سازمان­های آفلاین). با این حال، تلاش ما بر این است که از بکار بردن برچپسب­های طولانی بدلیل ایجاد اختلال در خوانایی اجتناب نماییم. به عنوان یک قاعده کلی، از بکار بردن برچسب­هایی که بیشتر از 5 کلمه (حروف اضافه و حروف ربطی شمرده نمی­شوند) دارند اجتناب می­کنیم. مقالات معمولاً از کوتاه نمودن برچسب­ها اجتناب می­کنند. برای رویدادها، برچسب باید با یک اسم شروع شده و با یک فعل به صورت صفت مفعولی گذشته پایان یابد، برای مثال، (فاکتور منتشر شد). فعل به صورت صفت مفعولی گذشته می­آید تا نشان دهد رویداد اتفاق  افتاده ­است. همانند برچسب فعالیت­ها، نام ممکن است همراه با یک صفت آورده شود برای مثال، (سفارشِ فوری ارسال شد).

افعال کلی (جنرال) مانند “ساختن” (to make)، “انجام دادن”(to do)، “اجرا کردن”(to perform) و “اداره کردن”( to conduct) باید با افعال معنی داری جایگزین شود که خاصیت فعالیت انجام شده یا رخداد اتفاق افتاده را انعکاس دهد. کلماتی مانند “فرآیند” یا “سفارش” نیز به لحاظ گرامری مبهم هستند. هر دو می­توانند هم به صورت فعل (پردازش کردن و سفارش دادن) و هم به صورت اسم (یک پردازش و یک سفارش) بکار بروند. توصیه ما این است که از این کلمات فقط به یک فرم استفاده کنید، مثلاً سفارش را همیشه اسم در نظر بگیرد.

جهت نام­گذاری مدل فرآیند ما باید از یک اسم، که بطور بالقوه با یک صفت همراه است، استفاده نمائیم. برای مثال، فرآیند تحویل سفارش[11] یا رسیدگی به شکایات[12]. این برچسب می­تواند با تبدیل فعل یا عبارت به اسمی که عمل اصلی فرآیند کسب­وکار را توصیف می­کند، بدست آید، برای مثال، “سفارش را انجام دادن” (که یک فعالیت اصلی است) تبدیل به “انجام سفارش” (یک برچسب فرآیند است) می­شود. نام هایی که همراه خط تیره هستند نیز مانند “سفارش-تا-پرداخت” و “خرید-تا-پرداخت” شامل توالی فعالیت­های اصلی در فرآیند می­باشند نیز می­توانند درون برچسب قرار گیرند.

حرف اول نام فرآیند بزرگ نوشته نمی­شود. برای مثال فرآیند انجام سفارش”order fulfillment”. با پیروی از این قراردادهای نام­گذاری، مدل­هایمان را پایدارتر می­کنیم، آن­ها را جهت اهداف ارتباطی قابل فهم­تر می­­نمائیم و همچنین قابلیت استفاده مجدد از آن­ها را افزایش می­دهیم.

مثال شکل 3.1 یک مدل­سازی از فرآیند تحویل سفارش را ارئه می­دهد. با این حال می­توانیم مدل­های فرآیندی کاملاً متفاوتی ایجاد نمائیم. برای مثال، بسته به اهداف خاص مدل­سازی، می­توانیم بعضی از فعالیت ها را نادیده بگیریم یا برخی دیگر را گسترش دهیم. نوشته زیر “کمی در مورد تئوری مدل­سازی” نشان­دهنده ویژگی­هایی است که بر پایه یک مدل استوار است و مربوط به مورد خاصی از مدل­های فرایند می­باشد.

 

[1] . Exclusive

[2] . Parallel

[3] . Inclusive

[4] . Repetition

[5] .Event

[6] . Sequence

[7] . Arcs

[8] . Instance

[9] . Token

[10] . lable

[11] . Order fulfillment

[12] . Claim handling

یک نظر بگذارید