کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) جزء بهترین رفرنس های حوزه BPM (مدیریت فرایند) در سطح دنیا است.
همچنین از این صفحه می توانید فصل اول این کتاب را بصورت رایگان دانلود و مطالعه نمایید. این فصل به معرفی مدیریت فرایندهای کسب و کار و اهمیت و ضرورت BPM برای سازمان ها می پردازد.
در این نوشته می توانید چکیده فصل سوم این کتاب را مطالعه نمایید. محتوای این نوشته برای اولین بار منتشر و در اختیار علاقه مندان قرار می گیرید.
یکی از ویژگی های فوق العاده کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) وجود تمرین و مثال های زیاد و متنوع در مورد مباحث ارائه شده است.
مدلهای فرآیندهای کسبوکار در مراحل مختلف چرخه عمر BPM حائز اهمیت میباشند. پیش از شروع مدلسازی فرآیند، فهم اینکه به چه دلیل آنرا مدل میکنیم حیاتی است. مدلهایی که تولید میکنیم بسته به دلیل مدلسازی آنها در وهله اول، کاملاً متفاوت به نظر میرسند. دلایلی زیادی برای مدلسازی یک فرآیند وجود دارد. اولین آن درک آسان فرآیند و اشتراکگذاری فهم ما از فرآیند با افرادی است که هرروز با این فرآیندها درگیر هستند. درواقع، شرکتکنندگان در فرآیند معمولاً فعالیتهای کاملاً تخصصی را در یک فرایند انجام میدهند و به سختی با پیچیدگی کل فرایند مواجه میشوند. بنابراین، مدلسازی فرآیند به درک بهتر فرآیند و شناخت و پیشگیری از مسائل کمک میکند. این قدم به سوی ایجاد درک کاملی از فرایند، پیش شرط لازم برای تجزیه و تحلیل فرآیند، طراحی مجدد یا اتوماسیون است.
در این فصل ما با اجزای اساسی مدلسازی فرآیند با استفاده از زبان BPMN آشنا خواهیم شد. با استفاده از این مفاهیم، قادر خواهیم بود تا مدلهای فرایند کسبوکار را ایجاد کنیم که روابط ساده و منطقی بین فعالیتها، اشیاء دادهها و منابع را منعکس مینمایند. ابتدا، در مورد برخی از مفاهیم اساسی مدلهای فرآیندی مانند اینکه چگونه مدلهای فرآیندی (Process models) با نمونههای فرآیندی (process instances) ارتباط پیدا میکنند، صحبت میکنیم. سپس، چهار بلوک ساختاری اصلی انشعاب و ادغام در مدلهای فرآیندی را شرح میدهیم که شامل تصمیمگیریهای انحصاری[1]، اقدامات موازی[2]، تصمیمگیریهای فراگیر[3] و تکرار[4] میشود. در نهایت نیز مصنوعات اطلاعات و منابع مشمول در یک فرآیند پوشش داده میشود.
گامهای اولیه BPMN
BPMN با بیش از 100 نماد، یک زبان نسبتاً پیچیده است. ولی برای افرادی که به تازگی میخواهند آنرا فرا بگیرند جای هیچ ترسی نیست. تعداد انگشت شماری از این نمادها در حال حاضر شما را قادر به پوشش بسیاری از نیازهای مدلسازی خود میکند. در صورتی که بر این تعداد تسلط پیدا کردید، مابقی نمادها را با تمرینات بیشتر خواهید آموخت. بنابراین بجای تعریف تک تک نمادهای BPMN به صورت مفصل، BPMN را با معرفی نمادها و مفاهیم آن همراه با مثال و به صورت تدریجی یاد خواهیم گرفت.
شکل 3.1 دیاگرام فرایند ساده تکلمیل سفارشات
در این فصل ما با مجموعه اصلی از نمادهای ارائه شده توسط BPMN آشنا خواهیم شد. همانطور که قبلاً اشاره شد، فرایند کسبوکار شامل رویدادها (events) و فعالیتها (activities) میشود. رویدادها[5] بیانگر مواردی هستند که به صورت لحظهای اتفاق میافتند (برای مثال یک صورتحساب دریافت میشود) در حالی که فعالیتها واحدهای کاری است که دارای مدت زمان هستند (مثلاً فعالیت پرداخت صورتحساب). همچنین همانطورکه پیشتر گفته شد، رویدادها و فعالیتها درون فرآیند به صورت منطقی با یکدیگر در ارتباط میباشند. سادهترین حالت این ارتباط توالی[6] میباشد، که بدین معنی است که رویداد یا فعالیت A توسط رویداد یا فعالیت B دنبال میشود (قبل از آن اتفاق میافتد). بر این اساس، سه جنبه اصلی BPMN، رویدادها، فعالیتها و کمانها[7] هستند. رویدادها توسط دایره، فعالیتها توسط مستطیلهای گوشه گرد و کمانها (در BPMN جریان توالی نامیده میشوند) توسط فلشهای یک طرفه نشان داده میشوند.
مثال 3.1: شکل 3.1 یک توالی ساده از مدلسازی فعالیتهای یک فرایند تحویل سفارش در BPMN را نشان میدهد. این فرآیند زمانی که سفارش خرید از طرف مشتری دریافت گردد شروع میشود. اولین فعالیتی که انجام میشود تأیید سفارش است. سپس، آدرس محل تحویل گرفته میشود و به این صورت محصول را میتوان به مشتری تحویل داد. در مرحله بعد صورتحساب صادر میگردد و پس از پرداخت هزینهی سفارش محصول توسط مشتری، سفارش بایگانی شده و فرآیند تکمیل میشود.
از شکل بالا، متوجه میشویم که دو رویداد با دو نمادی که با هم اندکی تفاوت دارند نمایش داده میشود. برای نمایش رویداد شروع از نماد دایره با خط باریک استفاده مینماییم در حالیکه برای نمایش رویداد پایان از دایره با خط ضخیم استفاده میشود. رویدادهای شروع و پایان نقش مهمی در یک مدل فرآیندی دارند: رویداد شروع نشاندهنده زمان شروع یک نمونه[8] از فرآیند است در حالی که رویداد پایانی نشاندهنده زمانی است که نمونه پایان یابد. برای مثال، یک نمونه جدید از فرآیند تحویل سفارش هربار که سفارش خرید دریافت میشود، به اجرا درمیآید، و هنگامی که سفارش تحویل داده میشود، تکمیل میشود. اجازه دهید تصور کنیم فرآیند تحویل سفارش در سازمان فروشنده انجام شده است. هرروز این سازمان چندبار این فرآیند را اجرا میکند و هربار نسبت به دفعات دیگر مستقل است. هر نمونه فرآیند که ایجاد گردد، ما از مفهوم نشانگر[9] برای شناسایی پیشرفت (یا وضعیت) این نمونه استفاده میکنیم. نشانگرها در رویداد شروع ایجاد میگردند و تا زمانی که در رویداد پایانی از بین نروند درون مدل فرآیند جریان دارند. ما نشانگرها را بوسیله نقاط رنگی روی مدل فرآیندی نشان میدهیم. برای مثال شکل 3.2 وضعیت سه نمونه فرآیند تحویل سفارش را نشان میدهد: یک نمونه تازه شروع شده است (نشانگر مشکی در رویداد آغازین)، دیگری در مرحله حمل ونقل محصول (نشانگر قرمز در فعالیت “تحویل محصول”) و سومی هزینه محصول را دریافت نموده و در شروع بایگانی سفارش میباشد (نشانگر سبز روی جریان توالی بین “دریافت هزینه محصول” و “بایگانی سفارش” قرار گرفته است).
شکل 3.2 سه نشانگر موجود در فرایند تکمیل سفارش
همانطور که انتخاب نام {برچسب[10] هم نامیده میشود} برای هر فعالیت امری طبیعی به نظر میرسد، نباید از اختصاص بر چسبها به رویدادها غافل شویم. برای مثال، اختصاص نام به هر رویداد شروع، به ما کمک خواهد کرد زمانی که باید یک نمونه جدید فرآیند شروع شود، دلیل هربار شروع فرآیند را متوجه شویم. به همین صورت اختصاص یک برچسب به هررویداد پایانی، به ما کمک خواهد کرد تا در مورد شرایط حاصل از تکمیل یک نمونه فرآیند یا به عبارت دیگر خروجی فرآیند تفکر نمائیم.
قراردادهای نامگذاری زیر را توصیه مینمائیم. برای فعالیتها، برچسب باید با یک فعل به صورت امری به همراه یک اسم، ایجاد گردد، برای مثال (تصویب سفارش). نام ممکن است همراه با یک صفت آمده باشد مانند (صدور گواهینامه رانندگی) و فعل ممکن است همراه با یک مکمل جهت تشریح چگونگی انجام کار بیاید، مانند (تمدید گواهینامه رانندگی از طریق سازمانهای آفلاین). با این حال، تلاش ما بر این است که از بکار بردن برچپسبهای طولانی بدلیل ایجاد اختلال در خوانایی اجتناب نماییم. به عنوان یک قاعده کلی، از بکار بردن برچسبهایی که بیشتر از 5 کلمه (حروف اضافه و حروف ربطی شمرده نمیشوند) دارند اجتناب میکنیم. مقالات معمولاً از کوتاه نمودن برچسبها اجتناب میکنند. برای رویدادها، برچسب باید با یک اسم شروع شده و با یک فعل به صورت صفت مفعولی گذشته پایان یابد، برای مثال، (فاکتور منتشر شد). فعل به صورت صفت مفعولی گذشته میآید تا نشان دهد رویداد اتفاق افتاده است. همانند برچسب فعالیتها، نام ممکن است همراه با یک صفت آورده شود برای مثال، (سفارشِ فوری ارسال شد).
افعال کلی (جنرال) مانند “ساختن” (to make)، “انجام دادن”(to do)، “اجرا کردن”(to perform) و “اداره کردن”( to conduct) باید با افعال معنی داری جایگزین شود که خاصیت فعالیت انجام شده یا رخداد اتفاق افتاده را انعکاس دهد. کلماتی مانند “فرآیند” یا “سفارش” نیز به لحاظ گرامری مبهم هستند. هر دو میتوانند هم به صورت فعل (پردازش کردن و سفارش دادن) و هم به صورت اسم (یک پردازش و یک سفارش) بکار بروند. توصیه ما این است که از این کلمات فقط به یک فرم استفاده کنید، مثلاً سفارش را همیشه اسم در نظر بگیرد.
جهت نامگذاری مدل فرآیند ما باید از یک اسم، که بطور بالقوه با یک صفت همراه است، استفاده نمائیم. برای مثال، فرآیند تحویل سفارش[11] یا رسیدگی به شکایات[12]. این برچسب میتواند با تبدیل فعل یا عبارت به اسمی که عمل اصلی فرآیند کسبوکار را توصیف میکند، بدست آید، برای مثال، “سفارش را انجام دادن” (که یک فعالیت اصلی است) تبدیل به “انجام سفارش” (یک برچسب فرآیند است) میشود. نام هایی که همراه خط تیره هستند نیز مانند “سفارش-تا-پرداخت” و “خرید-تا-پرداخت” شامل توالی فعالیتهای اصلی در فرآیند میباشند نیز میتوانند درون برچسب قرار گیرند.
حرف اول نام فرآیند بزرگ نوشته نمیشود. برای مثال فرآیند انجام سفارش”order fulfillment”. با پیروی از این قراردادهای نامگذاری، مدلهایمان را پایدارتر میکنیم، آنها را جهت اهداف ارتباطی قابل فهمتر مینمائیم و همچنین قابلیت استفاده مجدد از آنها را افزایش میدهیم.
مثال شکل 3.1 یک مدلسازی از فرآیند تحویل سفارش را ارئه میدهد. با این حال میتوانیم مدلهای فرآیندی کاملاً متفاوتی ایجاد نمائیم. برای مثال، بسته به اهداف خاص مدلسازی، میتوانیم بعضی از فعالیت ها را نادیده بگیریم یا برخی دیگر را گسترش دهیم. نوشته زیر “کمی در مورد تئوری مدلسازی” نشاندهنده ویژگیهایی است که بر پایه یک مدل استوار است و مربوط به مورد خاصی از مدلهای فرایند میباشد.
[1] . Exclusive
[2] . Parallel
[3] . Inclusive
[4] . Repetition
[5] .Event
[6] . Sequence
[7] . Arcs
[8] . Instance
[9] . Token
[10] . lable
[11] . Order fulfillment
[12] . Claim handling