کتاب سیستم سازی

چکیده کتاب سیستم سازی

کتاب سیستم سازی کسب و کار شش فصل دارد و در آن از تمام ابعاد و اجزای سیستم سازی صحبت شده است، یعنی از:

  1. سیستم سازی فردی
  2. سیستم سازی کسب و کار
  3. ابزارهای لازم برای سیستم سازی
  4. تکنولوژی های مورد نیاز
  5. و…

در تمام این کتاب سعی بر آن بوده است که مطالب کاملا کابردی باشند به گونه ای که با مطالعه آن بتوانید:

  1. سیستم های کسب وکار را شناسایی نمود
  2. آن ها را طراحی و تحلیل کرد
  3. سیستم های موجود کسب و کار را بهبود داد
  4. آن ها را پیاده سازی کرده و در کسب وکار استقرار داد

                                      

وقتی به طراحی سیستم های مطلوب و بهبود یافته می پردازید با معجزه و تفاوت اساسی این کتاب بیشتر آشنا می شوید و آن؛ لیست سیستم های پیشنهادی مطلوب و زیرساخت‌ های آن است که در هیچ کتاب یا دوره دیگری به آن پرداخته نشده است.

مقدمه

اگر شما هم داستا‌‌‌ن های موفقیت استارت آپ‌­هایی که از یک انباری شروع شده‌­اند را شنیده ­باشید و از خود پرسیده ­اید که چطور تبدیل به کسب و کار­های چند میلیون دلاری شده ­اند به خواندن این کتاب ادامه دهید.

کسب و کار­های کوچک صرفاً با تبلیغات خود را به این تعداد از مشتریان نمی ­رسانند. مهم­تر اینکه چطور یک کسب و کار کوچک می­تواند تعداد بالای مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه اتفاقی می­افتد وقتی صد­ها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس می­گیرند؟

با سیستم­ سازی، شما می­توانید سیستم ­هایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهم­تر از آن فرآیند­هایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.

سیستم ­سازی روشی است که سرمایه­ گذاران مدرن جهت پیشرفت کسب و کار خود از آن استفاده می­کنند و در این کتاب ما شما را با این روش آشنا خواهیم کرد.

“وقتی کسب و کار‌ها شکست می‌خورند، ورشکسته می‌شوند، رشد نمی‌کنند تقریباً همیشه یک دلیل دارد. آن‌ها روی سیستم‌ها و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایه‌گذاری نکرده‌اند.”

چند مزیت کلیدی که از سیستم‌سازي به دست می­آورید

  1. به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه می‌دهد.

سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار می‌کنند. سیستم‌ها به شما اجازه می­دهند رویه‌ها و کارهایی‌ را که در یک واحد سازماني يا کسب و کاري خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در اين­صورت خواهيد توانست يک کار را چندين بار به گونه‌اي انجام دهيد که نتايج عالي مشابهي به دست آوريد. بنابراين هر بار که شعبه جدید تاسیس می‌کنید یا مکان جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می­کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می‌توانید با کمک سیستم‌ها بی‌نهایت بار و به صورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.

 

  1. وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.

در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزاینده­ای هستیم منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم. بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک (به سرعت)، عملیات کاری و تولید را شروع کنند. در واقع کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی و ایجاد کننده کسب و کار بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد. سیستم‌ها به یک کسب و کار ارزش می‌بخشند و کسب و کار می‌تواند بدون مشارکت بنیانگذار آن ادامه یابد نه اینکه لازم باشد بنیانگذار

کسب و کار یا نفرات کلیدی در آن حتماً حضور داشته باشند. به خوبی برای سیستم‌سازی کسب وکارتان زمان تخصیص دهید تا در زمان فروش بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید.

  1. نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.

یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آنهاست. هنگامی­که سیستم‌های اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.

لطفاً دقت کنید. در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته­ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات­شان هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می­کنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می­شود. علت این امر چیست؟

در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آن‌را انجام می­دهند. پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت. در حالی­که اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستم­‌ها مستقر بودند، کیفیت در یک سطح یکنواخت و استاندارد قرار می­گرفت و با تغییر یا جابجایی افراد دچار نوسان نمی­شد.

  1. می­توانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید.

اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته­‌ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم. برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­‌های روزمره مثل تولید و فروش می­‌شوند که فراموش می­کنند ارّه‌­شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت. منظور از تیز کردن ارّه، انجام بهبود و امور توسعهای پایه‌ای در کسب و کار است.

یک مدل‌ موفق سیستم سازی در کارآفرینی

یکی‌دیگر از موفق‌ترین نمونه‌های سیستم‌سازی در کسب‌وکار، مجموعه فروشگاه‌های زنجیره‌ای مک‌دونالد است.

این مجموعه بزرگ شامل بیش از ۳۶ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور دنیا است. هر شعبه از این رستوران، توانایی این را دارد که یک محصول یکسان را مطابق با استانداردهای تعیین شده و خدمات یکسان در سراسر دنیا عرضه کند. فرقی نمی‌کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه‌ها استانداردهای یکسانی رعایت می‌شود و محصولات و خدمات، کاملاً یکسان است. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفاً با آموزش به دست آمده باشد بلکه سیستم‌­ها هستند که در مک دونالند نتایج یکسانی را ایجاد می­‌کنند.

مک دونالد و سایر رستوران‌های زنجیره‌ای مشابه، مدلی برای کسب‌وکارهای موفق عرضه کرده‌اند که مبتنی بر شیوه‌ی خاصی از سیستم­‌سازی است. این سیستم­‌ها به نحوی طراحی شده‌ است که احتمال هر گونه تغییر و مغایرت در محصولات و خدمات را به صفر می‌رساند. زمانی که تصمیم می‌گیرید یک شعبه از رستوران مک دونالد را تاسیس کنید باید در کلاس‌ها و دوره‌های آموزشی مخصوص این کسب و کار حضور پیدا کنید تا استفاده از این سیستم‌ها را یاد بگیرید و نحوه مدیریت یک رستوران مک دنالد را بیاموزید.

شما به عنوان کارآفرین موفق باید چنین مدل‌های موفقی را در ابعاد کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کنید. با سیستم‌‌سازی، می‌توانید یک سیستم دقیق و برنامه‌ریزی شده را جایگزین خودتان کنید و اشتباهات انسانی را به صفر برسانید. وقتی بخشی از وظایف شما بر عهده‌ی سیستم باشد، زمان کافی برای توسعه برند و حتی ایجاد شعبه‌های دوم و چندم در اختیار دارید.

 

الگوریتم سیستم سازی

در این بخش از کتاب الگوریتم مربوط به سیستم­‌سازی کسب و کار معرفی خواهد شد. این الگوریتم شامل گام­‌های کلیدی زیر است:

  • تعریف ارزش­های کسب و کار
  • تعیین اهداف کسب و کار
  • کشف سیستم­‌های وضع موجود
  • مدلسازی سیستم­‌های وضع موجود
  • مدلسازی سیستم‌­های وضع موجود
  • استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
  • مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
  • تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
  • استخراج فرایندهای مطلوب
  • اجرا کردن سیستم­‌ها و فرایندها
  • پایش و کنترل سیستم­‌ها و فرایندها

گام اول:تعریف ارزش‌­های کسب و کار

تعریف ارزش­‌های کسب و کار یکی از اولین و مهم­ترین گام­‌های سیستم‌­سازی کسب و کار است. منظور از ارزش‌­های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون­‌های اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر می‎گذارد.

هر کسب و کار دارای مجموعه‎ای منحصر به فرد از ارزش­‌های اصلی است و این ارزش‌­ها از چشم‌­انداز آتی و فرایندهای تصمیم‌­گیری درون کسب و کار حمایت می‎کنند. آنها الهام بخش بهترین تلاش‌های کارکنان بوده و از طرفی اقدامات آنها را نیز محدود می‎کنند.

ارزش­ها واقعاً مهم هستند و نیرویی ضروری و دستورالعمل­هایی برای رشد کسب و کار شما هستند. به همین دلیل تحقیقات زیادی در مورد بهترین شیوه­‌های تعریف ارزش­های سازمان انجام شده است.

 

گام دوم: تعیین اهداف کسب و کار (اهداف استراتژیک)

اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت شركت براي مشخص كردن پيامدهاي مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم می‎كند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می‎کنند، فعالیت­‌ها و وجود کسب و کار را توجیه می‎کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت­‌هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم می‎نمایند.

گام سوم: کشف سيستم‌های وضع موجود

هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزش­ها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستم­ها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم‌­هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.

لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم­‌ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم­‌ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.

یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستم­‌ها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره.

به منظور راهنمایی بهتر لیست برخی از پرکاربردترین سیستم­‌هایی که امکان دارد در کسب و کار شما وجود داشته باشد در کتاب سیستم سازی ارئه شده است.

در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم­‌های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم­‌ها با یکدیگر (ورودی و خروجی­‌های هر سیستم) و با موجودیت­‌های خارجی نمایش داده شود.

منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم‌­های ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان امور مالیاتی، سیستم زنجیره تامین ما با تامین­‌کنندگان و کسانی که از آنها خرید می­‌کنیم، سیستم فروش و بازاریابی ما با مشتریان بیرونی در ارتباط است.

در کتاب سیستم سازی یک تکنیک ساده برای شناسایی و طراحی سیستم های موجود در کسب و کار آموزش داده شده است.

گام پنجم: استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم

در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع­یابی و ارزیابی تامین­کنندگان است. این عمل را برای تمام سیستم‌های خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.

برای اینکه راحت­‌تر بتوانید تشخیص دهید هر سیستم معمولاً شامل چه فرایندهایی است، در کتاب سیستم سازی لیست انواع فرایندهایی که در هر کسب وکار می­تواند وجود داشته باشد به تفکیک سیستم ارائه شده است.

گام ششم: مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم

در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید.

یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها در این بخش به برخی از مهم­ترین دلایلی که باید بر اساس آنها اقدام به مدلسازی فرایندها نمود را ارائه خواهیم کرد.

  • مدل­های فرایندی يك ابزار كمك آموزشي خوب هستند.
  • مدل‌ها نسبتاً ساده و سريع هستند و براي تكميل نيازمند هزينه‌هاي زياد نيستند.
  • مدل‌ها براي درك و تفهيم مناسب هستند.
  • مدل‌ها سبب ايجاد يك بسترپايه جهت اندازه‌گيري مي‌شوند.
  • مدل‌ها انجام امور تجزيه و تحليل فرآيند وشبيه‌سازي آنرا تسريع مي‌نمايند.
  • مدل­‌های استاندارد توسط افراد مختلف درک یکسانی می­شوند.
  • مستندسازی روال‌­ها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.

در کتاب سیستم سازی یک تکنیک ساده برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار آموزش داده شده است.

گام هفتم: تحلیل و بهبود فرایندهای موجود

در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار می­دهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلی­شان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.

گام هشتم: استخراج فرایندهای مطلوب

در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از سیستم‌ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.

فرایندهای مطلوب از چند منبع مختلف قابل استخراج هستند.

  • استراتژی­‌هایی که فرایند چندانی از آنها حمایت نمی­کند.
  • الگوبرداری از کسب و کارها مشابه که پیشگام هستند.
  • لیست فرایندهای مطلوب هر سیستم اشاره شده در کتاب سیستم سازی

گام نهم: اجرا کردن سیستم­‌ها و فرایندها

در طی مراحل قبل سیستم­‌ها و فرایندهای وضع موجود را شناسایی کردیم، آنها را تحلیل نمودیم و مواردی که نیاز به بهبود داشتند را نیز بهبود دادیم. در گام بعدی فرایندهایی که در کسب و کار ما لازم بودند ولی هنوز وجود نداشتند طراحی و مدل کردیم. حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور می­توانیم این فرایندها را در کسب و کارمان جاری نماییم.

چند روش برای اجرای فرایندها و سیستم‌­ها وجود دارد که در کتاب در مورد هر یک از آنها توضیحات کاربردی ارائه شده است.

گام دهم: پایش و کنترل سیستم‌­ها

با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی سیستم‌­ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای سیستم ها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.

در 2 فصل انتهایی کتاب سیستم سازی آموزش های کاربردی در خصوص سیستم سازی فردی و تکنولوژی های سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز ارائه شده است.


برای دانلود رایگان چکیده کتاب اینجا را کلیک کنید

یک نظر بگذارید