مدیریت فرایند

شرح مشاوره‌بنده در پروژه BPM پالایشگاه گاز ایلام

کلیاتی در مورد پروژه مدیریت فرایند پالایشگاه گاز ایلام

 

از مهر ماه سال 98 پروژه شناسایی و بازنگری و مدیریت ریسک فرایندهای شرکت پالایش گاز ایلام آغاز شد و بنده هم به عنوان مشاور در کنار تیم مجری در پروژه حضور داشتم.

با توجه به شرایط موجود و با در نظر گرفتن فضای رقابتی و بروز سایر عوامل که منجر به پویایی و تغییر فزاینده در کسب و کارها می گردد، در پیش گرفتن رویکرد فرآیندی و بهبود فرآیندها می‌تواند نقش بسیار مهمی در موفقیت داشته باشد. از این رو در شرکت پالایش گاز ایلام پروژه‌ای تحت عنوان: “شناسایی و بازنگری فرایندهای کسب وکار و مدیریت ریسک فرایندها” آغاز گردید.

از سوی دیگر ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻣﺤﯿﻂ رﻗﺎﺑﺘﯽ و ﭘﻮﯾﺎي ﮐﺴﺐ و کار، سازمان ها با چالش و فرصتهای جدیدی روﺑﺮو  می ﺷﻮﻧﺪ ﮐﻪ ﺑﺮاي دﺳﺘﯿﺎﺑﯽ ﺑﻪ اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وري و ﮐﺎﻫﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺴﺘﻤﺮ نیازمند اﺳـﺘﻔﺎده ﺑﻬﯿﻨـﻪ از ﻓﺮﺻـﺖ  ﻫـﺎ و ﭼﺎﺑﮑﯽ در برابر چالش ها ﻫﺴﺘﻨﺪ. یک سازمان زﻣﺎﻧﯽ می ﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪ اﯾﻦ ﻣﻬﻢ دﺳﺖ ﭘﯿﺪا ﮐﻨﺪ ﮐﻪ اﻓﺮاد و ﺳﺎﯾﺮ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺳﺎزﻣﺎن از ﺟﻤﻠﻪ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎي اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ آن ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﺑﻪ ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ ﺷﯿﻮه ﻣﻤﮑﻦ با ﻫﻢ ارﺗﺒﺎط و ﻫﻤﮑﺎري داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ اﯾﻦ اﻣﺮ ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪ شناسایی، تحلیل، پیاده سازی، پایش و بهبود فرایندهای سازمان است.

 

در این نوشته در نظر دارم توضیحاتی در مورد پروژه و شرح اقدامات صوت گرفته ارائه نمایم. هدف ام از نگارش این مطلب انتقال برخی از تجربیات مفید حاصل شده طی پروژه به شما خوانندگان عزیز است.

 

اﻫﻤﯿﺖ و اﻫﺪاف ﭘﺮوژه مدیریت فرایند پالایشگاه گاز ایلام

ﺑﻪ ﺻﻮرت اﺟﻤﺎﻟﯽ ﻣﯽ ﺗﻮان اﻫﻤﯿﺖ و اﻫﺪاف ﭘﺮوژه را ﺑﻪ ﺷﺮح زﯾﺮ ﺑﯿﺎن ﮐﺮد:

  • اﺳﺘﺎﻧﺪاردﺳﺎزي روش اﻧﺠﺎم ﮐﺎر
  • روﺷﯽ ﺑﺮاي ﻧﺸﺎن دادن ﮔﺮدش ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ در ﺳﺎزﻣﺎن
  • نحوه ارتباط، ﺣﺪود اﻧﺘﻈﺎرات و ﺗﻮﻗﻌﺎت ﮐﺎرﮐﻨﺎن ﺑﺎ ارﺑﺎب رﺟﻮع و ﺑﺎﻟﻌﮑﺲ ﻣﺸﺨﺺﻣﯽ شود.
  • اداﻣﻪ ﮐﺎر در ﻫﺮ ﻣﺮﺣﻠﻪ از اﻧﺠﺎم ﺗﻮﺳﻂ مﺷﺎﻏﻞ ﻫﻤﺘﺮاز دﯾﮕﺮ اﻣﮑﺎن ﭘﺬﯾﺮ است.
  • اﯾﺠﺎد وﺣﺪت روﯾﻪ و ﺳﺎﺧﺘﺎري واﺣﺪ ﺟﻬﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي و ﻣدلسازی ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎي اﺻﻠﯽ و ﮐﻠﯿﺪي
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻫزینه ها از ﻃﺮﯾﻖ ﺣﺬف ﻓﻌﺎﻟیت ها ﯾﺎ ﺿﻮاﺑﻂ زاﺋﺪ و ﻏﯿﺮﮐﺎرآﻣﺪ و ﺗﺴﻬﯿﻞ و ﺗﺴﺮﯾﻊ اﻣﻮر
  • ﺑﻬﺒﻮد ﮐﯿﻔﯿﺖ و ارتقاء اراﺋﻪ ﺧﺪﻣﺎت ﺑﻪ ذینفعان
  • ﺑﻪ وﺟﻮدآﻣﺪن ﻧﮕﺮش ﻓﺮآﯾﻨﺪي، ﻣﺸﺘﺮی ﮔﺮاﯾﯽ و ﮐﻼن ﻧﮕﺮي در ﻻیه های مختلف
  • ایجاد روﺣﯿﻪ و ﺗﺠﺮﺑﻪ ﮐﺎر ﺗﯿﻤﯽ و ﺗﺼمیم گیری گروهی
  • ﻓرایند ﺳﺎزي و اﯾﺠﺎد ﺑﺴﺘﺮ ﻻزم ﺑﺮاي ﺳﻨﺠﺶ ﻋﻤﻠﮑﺮد اﻓﺮاد، ﮔﺮوه ها، بخش ها و واحدهای سازمان
  • زمینه سازی مناسب برای شناخت وضعیت موجود فرایندها جهت کاربرد در سایر پروژه های موردنظر از جمله سیستم مدیریت کیفیت، شش سیگما، TQM و EFQM

 

فازهای اصلی پروژه مدیریت فرایند پالایشگاه گاز ایلام:

  • ﺷﻨاخت وضعیت موجود فرایندهای شرکت
  • تحلیل و آسیب شناسایی فرایندهای وضعیت موجود
  • طراحی، بهبود و بازمهندسی فرایندهای منتخب
  • استقرار نظام مدیریت ریسک فرایندها

 

در فاز اول یعنی شناخت وضعیت موجود فرایندهای شرکت اقدامات اصلی زیر صورت گرفت:

  • مطالعه و بررسی اسناد بالادستی سازمان
  • برگزاری دوره آموزش مدیریت فرایند برای مدیران
  • برگزاری دوره آموزش مدیریت فرایند برای کارشناسان منتخب
  • استخراج معماری فرایندهای وضعیت موجود
  • شناسایی فرایندهای وضعیت موجود و ترسیم نمودار BPMN برای هر فرایند+تکمیل شناسنامه فرایندی
  • تشکیل کمیته اجرایی پروژه متشکل از کارشناسان خبره واحدهای مختلف به منظور مشارکت در مراحل مختلف پروژه
  • تشکیل کمیته راهبری پروژه متشکل از مدیران شرکت به منظور تصویبو ابلاغ خروجی های فازهای مختلف پروژه

در ادامه این مطلب در نظر دارم در مورد دو اقدام اخر فاز اول یعنی تشکیل کیمته اجرایی و کمیته راهبری نکاتی را بیان کنم.

 

کمیته راهبری در پروژه شناسایی و بازنگری و مدیریت ریسک فرایندهای شرکت پالایش گاز

یکی از مواردی که در اجرای موفق این پروژه تاثیر به سزایی داشت، تشکیل کمیته راهبری و عضویت شخص مدیر عامل شرکت در این کمیته بود. یکی دیگر از مهم­ترین اقدامات در مدیریت اخد تعهد از مدیران ارشد سازمان است. با فرض اینکه مدیران ارشد نسبت به مزایای مدیریت فرایند و فرایندگرایی آشنایی نداشته باشند، فرهنگ­سازی پیش از اخذ تعهد می­تواند بسیار مفید باشد. اخد تعهد به زبان ساده به این معنی است که مدیران ارشد بصورت رسمی حمایت خود از استقرار مدیریت فرایند در سازمان را اعلام می­کنند. خوشبختانه در این پروژه حمایت مدیریت ارشد به خوبی از ابتدا وجود داشته که باعث تسهیل در روند اجرای پروژه گردید.

سایر اعضاء کیمته راهبری در این پروژه عبارت بودند از:

  • معاون مهندسی و توسعه
  • معاون عملیات
  • ریاست واحد ICT
  • رئیس امور اداری
  • رئیس پژوهش و فناوری
  • ریاست واحد مدعو (سایر واحدها)

برخی از شرح وظایف کمیته راهبری در پروژه

برخی از شرح وظایف اعضاء کمیته راهبری در پروژه شناسایی و بازنگری و مدیریت ریسک فرایندهای شرکت پالایش گاز ایلام به قرار زیر است:

  • نظارت بر طراحی کلیه فرآیندهای شرکت و مجموعه‌های مرتبط
  • اتخاذ سیاست‌های مرتبط با یکپارچه سازی و مکانیزه نمودن کلیه سیستم ها و روش های جاری به منظور کاهش زمان ارائه خدمات
  • بررسی و تایید دستورالعمل‌ها و فرم های مورد نیاز فرایندهای سازمان به منظوراجرای اموراختصاصی و مشترک در زمینه بررسی انجام بهینه امور وحذف فرم های زائد یا نادرست
  • سیاست‌گذاری در نحوه ارتباطات سازمانی و تهیه طرح های کاربردی به منظور برقراری روابط صحیح اداری درون سازمانی و برون سازمانی با رویکرد فرایند محور
  • تصميم‌گيري در زمینه جذب و به کارگیری فناوری­های مدرن و پیشرفته به منظور مکانيزاسيون فرايندها با هدف افزایش سرعت انجام امور و ارتقاءکارایی
  • سیاستگذاری اساسی جهت انجام فعالیتهای حوزه فناوری و اطلاعات در شرکت صرفاً در راستای استقرار BPM
  • تصميم‌گيري در خصوص نیازهای سخت افزاری و شبکه‌ای و زیرساختهای لازم
  • مطالعه و بررسی مستمر ساختار و وظایف تیم‌های تحلیل و طراحی و پیاده‌سازی
  • راهبری و نظارت بر روند کمیته مدیریت فرایند و تیم‌های تحلیل و طراحی و پیاده‌سازی
  • کمک به استقرار BPM در شرکت و تلاش برای جذب تمام حمایت‌های لازم برای این موضوع

 

ادامه دارد

 

این مطلب را هم بخوانید: شرح پروژه مربی گری مدیریت فرایند در بانک رفاه

یک نظر بگذارید