مدلسازی فرایندها

سه نکته ویژه در مورد مدلسازی فرایندها

در این نوشته در نظر دارم سه نکته ویژه در مورد مدلسازی فرایندها که بسیار حائز اهمیت هستند را ارائه کنم.

مورد اول. معمولاً در اکثر پروژه های مدلسازی فرایندها، فرایندها طوری مدلسازی می شوند که هنگام پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای BPMS نیاز به دوباره مدل کردن آنها وجود دارد. همانطور که می دانید یکی از ورودی ها و خوراک های اصلی فاز پیاده سازی یعنی مکانیزاسیون فرایندها با نرم افزار BPMS ، مدل های فرایندی ترسیم شده در فازهای قبلی مدیریت فرایند است. در واقع خروجی فاز مدلسازی، تحلیل و بازطراحی ورودی فاز پیاده سازی را تشکیل خواهد داد منتها در بسیاری از موارد اتفاقی می افتد این است که سازمان ها وقتی به مرحله پیاده سازی می رسند، مجبور خواهند شد روی فرایندهای مدل شده بازنگری اساسی زده بعضاً بسیاری از فرایندها را حتی دوباره مدل کنند.


 

برای جلویگری از این اتفاق دو اقدام ضروری است.

  • تیم مدلسازی فرایندها نگاه پیاده سازی نیز داشته باشد. صرف نظر از اینکه افراد حاضر در تیم مدلسازی، در تیم پیاده سازی و BPMS حضور دارند یا خیر باید حداقل با یک یا دو نرم افزار BPMS استاندارد کار کرده و اشنایی خوبی داشته باشند.

  • فرایندها را در پایین ترین سطح ممکن یعنی سطح یا operational process modeling مدل کنیم. آقای بوروس سیلور به این سطح از مدلسازی مدلسازی در سطح 4 می گوید. سئوال اصلی اینجاست که چطور میتوان فرایندها را در سطح ۴ مدل کرد یا به عبارتی طوری مدل کرد که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری و دوباره کاری وجود نداشته باشد. پاسخ این سئوال اصلاً پیچیده نیست. تنها کافی است سعی کنید فرایندها را با رویکرد گردش اطلاعات مدل کنید. در واقع باید سعی کنید در هر Task یک رویداد اطلاعاتی به وقوع بپیوندد.

در دوره پرورش دوره متخصص مدیریت فرایند چند تکنیک بسیار کاربردی و در عین حال ساده به شما آموزش خواهیم داد که شما ر ا قادر می کنند فرایندها را به گونه ای مدلسازی کنید که هنگام مکانیزاسیون و پیاده سازی آنها در نرم افزارهای BPMS نیاز به دوباره مدلسازی کردن آنها نبوده و مدلسازی های انجام شده در فازهای قبلی قابلیت پیاده سازی در نرم افزارهای BPMS را داشته باشند.

مورد دوم. دانستن تکنیک های مصاحبه ویژه مدلسازی فرایند به اندازه دانستن استاندارد BPMN و نرم افزار ویژوال پارادایم حائز اهمیت است.

اگر کمی در این زمینه تجربه داشته باشید می دانید که انجام مصاحبه یکی از سخت ترین کارهای یک مدلساز فرایند است و صرف داشتن دانش در حوزه BPMN و امثال اینها به هیچ عنوان کفایت مدلسازی را نخواهد کرد. از نقطه نظر بسیاری از بزرگان حوزه مدیریت فرایند، مرحله کشف یا به عبارتی شناسایی وضعیت موجود فرایندهای سازمان، سخت ترین گام و مرحله به شمار می رود.

برای داشتن جلسه بهتر مصاحبه لازم است پیش از آغاز جلسه مصاحبه نکات زیر را رعایت کنید:

  • داشتن اطلاعات کافی در مورد مدیریت فرایند جهت پرزنت افراد حاضر در جلسه مصاحبه.
  • تشریح اهمیت و مزایای مدلسازی مدلسازی فرایند برای مصاحبه شوندگان
  • داشتن اطلاعات کافی در مورد مشکلات سازمان و مخصوصاً واحد مربوطه
  • استخراج لیست افرادی که قرار است با آنها مصاحبه کنیم بصورت صحیح
  • بدانیم برای مدلسازی فرایند باید به سراغ چه افرادی از سازمان برویم.
  • انتخاب نوع مصاحبه (باز، بسته، نیمه باز)
  • طراحی شناسنامه فرایندی و آموزش به تمام افراد تیم
  • ایجاد دیتا دیکشنری قبل از آغاز مصاحبه ها
  • داشتن ساختار سلسه مراتبی فرایندها (لیست فرایندهای عملیاتی)

برای داشتن جلسه بهتر مصاحبه لازم است حین جلسه مصاحبه نکات زیر را رعایت کنید:

  • بررسی و همراه داشتن فرم های واحد سازمانی
  • باید بدانیم در حین جلسه مصاحبه چه کنیم و چند نفر باشیم.
  • تقسیم وظایف مناسبی بین اعضا تی مدلسازی از قبل شکل گرفته باشد.

برای داشتن جلسه بهتر مصاحبه لازم است پیش از آغاز جلسه مصاحبه نکات زیر را رعایت کنید:

  • برگزاری جلسات کراس چک
  • تکمیل نمودار فرایندی و سایر مستندات
  • و…

مورد سوم. در جلسه مصاحبه فرایند را ترسیم کنیم. شاید اینکار در وهله اول کمی دشوار به نظر برسد ولی تجربه به من ثابت کرده است که ترسیم فرایند در همان جلسه مصاحبه بسیار ضروری و حائز اهمیت است. شاید برخی راحت باشند که نمودار را بر روی تخته وایت برد و برخی دیگر بر روی نرم افزار ویژوال پارادایم ترسیم کنند. خیلی تفاوتی ندارد ولی توصیه من ترسیم نمودار بر روی نرم افزار ویژوال پارادایم است.

ترسیم نمودار در حین جلسه مصاحبه مزایای فراوانی دارد که در ادامه به یکی از آنها اشاره خواهم کرد.

احتمالاً وقتی در حال مصاحبه برای مدلسازی فرایندی هستید و این فرایند برای شما جدید است، با مراحل و جزئیات جدیدی مواجه خواهید شد. از طرفی چون جلسه مصاحبه مدلسازی فرایند جلسه زمانبری خواهد بود، به عنوان مدلساز و کسی که با جزئیات فرایند آشنایی زیادی ندارد، در هر لحظه امکان وقوع یک وقفه وجود دارد. شاید تلفن مصاحبه شونده زنگ بخورد، شاید ارباب رجوع مراجعه کند، شاید مدیر فرد مصاحبه شنوده او را صدا کند و… . یک وقفه کوچک کافی است خط سیر فرایند را فراموش کنید. بنابر این موکداً توصیه می کنم که در حین جلسه یک نفر از اعضا تیم مصاحبه کننده اقدام به مدلسازی فرایند هرچند بدون جزئیات زیاد نماید.

به زودی یک وبینار فوق العاده برگزار خواهیم کرد با موضوع اقدامات مهم پیش، حین و پس از مصاحبه مدلسازی فرایند.

در دوره پرورش دوره متخصص مدیریت فرایند در مورد این نکات توضیحات تکمیلی و کاربردی ارائه خواهد شد.

02 Comment

  1. ۱۵ اسفند, ۱۳۹۹

    حسین زاده

    نکات بسیار مهم و کاربردی بود. تشکر از مطالب مفیدتون

    • ۲۵ فروردین, ۱۴۰۰

      محمدرمضانی

      ممنون از شما دوست عزیز
      موفق باشید

یک نظر بگذارید