ارتباط مدیریت فرایند و معماری سازمانی
این مطلب برگرفته از تجربیات حاصل از تلاش بنده در دو حوزه مدیریت فرایند و معماری سازمانی است که برگرفته از کتاب آموزش مدیریت فرایند برای مدیران است.
معماری سازمانی در کشور آمریکا به یک قانون تبدیل شده است یعنی کلیه سازمان های آمریکایی موظف هستند معماری سازمانی انجام دهند. در سال ۱۹۹۶ قانونی در کنگره آمریکا به تصویب رسید که به قانون “کلینگر کوهن” معروف شد. مطابق این قانون، همه وزارتخانه‌ها و سازمانهای فدرال آمریکا ملزم شدند معماری سازمانی خود را تنظیم نمایند. مسئولیت تدوین، اصلاح و اجرای معماری سازمانی در هر سازمان مطابق این قانون بر عهده مدیران ارشد اطلاعاتی (CIO) آن سازمان قرار گرفت. در کشور ما نیز بیش از 100 پروژه معماری سازمانی انجام شده است ولی موفقیت چشمگیری نصیب سازمان مربوطه نشده است. این کتاب در مورد معماری سازمانی نیست ولی برای اینکه بتوانیم نقش مدیریت فرایند در افزایش احتمال موفقیت پروژه های معماری سازمانی را تبیین کنیم نیاز داریم کلیاتی در مورد معماری سازمانی ارائه کنیم. گام ها و مراحل اصلی معماری سازمانی را در ادامه بصورت مختصر توضیح خواهیم داد.
فازهای اصلی معماری سازمانی
فاز اول معماری سازمانی با شناخت وضعیت موجود سازمان در قالب یک هرم 4 لایه آغاز میشود. یعنی بر اساس 4 لایه ای که در تصویر پایین مشاهده میکنید، وضعیت موجود سازمان را شناسایی خواهیم کرد.
لایه اول لایه کسب و کار است که در آن فرایندهای وضعیت موجود سازمان در قالب شناسنامه و نمودار فرایندی مدلسازی میشود.
در لایه اطلاعات (لایه دوم) فرمت ها و سرفصل های اطلاعاتی از جمله فرم، نامه، چک لیست، گزارش و موارد مشابه که فرایند از طریق آنها صورت میپذیرد شناسایی میگردند. به عبارت دیگر انجام لایه بالاتر یعنی فرایندها از طریق فرمت های اطلاعاتی انجام میشود. مثلاً فرایند درخواست کالا که فرم درخواست کالا در ابتدای فرایند تکمیل شده، به چرخش درآمده و تاییدات مختلف بر روی این فرم اخذ خواهد شد.
لایه سوم مربوط به Application ها یا برنامه های کاربردی است که باید وضعیت موجود آنها شناسایی شود. گفتنی است برای شناسایی سیستم های یا برنامه های کاربردی مثل لایه اول نیز یک فرمت تحت عنوان شناسنامه برنامه های کاربردی وجود دارد.
لایه چهارم نیز به شناسایی وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات مثل شبکه، وضعیت سرورها و کامپیوترهای شخصی، امنیت و مواردی از این دست اختصاص دارد.
پس از استخراج هرم وضع موجود (شناسایی وضع موجود در هر یک از 4 لایه مذکور)، نسبت به تحلیل آنها اقدام خواهیم کرد. برای هر لایه تعدادی شاخص وجود دارد که بر اساس آنها باید وضع موجود آن لایه را تحلیل نمود. مثلاً در لایه کسب و کار و فرایندی، تداخل فرایندها با یکدیگر، دوباره کاری، موازی کاری، طولانی بودن زمان انجام فرایند، نارضایتی مشتریان و…، شاخص های تحلیل لایه اول هستند. یا مثلاً برای تحلیل لایه دوم درصد هر یک از فرمت های اطلاعاتی در سازمان یک شاخص مهم برای تحلیل است. به این معنی که مشخص میکنیم چند درصد گردش اطلاعات سازمان در قالب نامه انجام میشود، چند درصد فرم، چند درصد گزارش و…
سازمانی که درصد بالایی از گردش اطلاعات آن در قالب نامه انجام میشود، سازمانی است که از نظر اطلاعاتی استاندارد نیست زیرا اصولاً نامه بر خلاف فرم یک فرمت غیراستاندارد است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیتهای محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله ای مثل فرمها و چک لیست ها برخوردار هستند. در این خصوص در فصلهای بعدی توضیحات کاملتری ارائه شده است.
در تحلیل لایه سیستمهای کاربردی نیز شاخصهایی مثل یکپارچه بودن یا جزیره ای بودن سیستمها، درصد استفاده از هر یک از سیستمها در سازمان، تکنولوژی تولید سیستم و… استفاده میشوند. به عنوان مثال چنانچه نرم افزاری مثل اتوماسیون اداری درصد بالایی از استفاده را داشته باشد، نه تنها خوب نیست بلکه یک تهدید برای سازمان به شمار میرود.
نامه هایی که در اتوماسیون اداری به جریان میافتند مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه، زمان زیادی از دست رفته است درحالیکه فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و فرایندها و فرم های سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.
فاز بعدی در معماری سازمان مطالعات تطبیقی است.
بسیاری از بهره وری و عملکرد سازمانها و شرکتهای خود خیلی راضی نیستیم. بسیار فکر میکنیم و به راه حل هایی میرسیم. راه حل هایی که قبلتر اختراع شده و حتی بارها آزمون و خطا شده اند و به بلوغ بالایی نیز دست پیدا کرده اند.
حکایت بسیاری از مشکلات بنگاه های اقتصادی کشور ما در بکارگیری مدلهای مرجع همین است. در سازمانهای ما اشکالات و خلاءهایی وجود دارند که پاسخ آنها قبلاً شناسایی شده است. فقط کافی است بدانیم این سئوالات در بسیاری از کسب و کارهای شبیه ما قبلاً وجود داشته و آنها آزمون و خطاهای زیادی را انجام داده و به راه حل های قابل قبولی رسیده اند. به این مسیر مطالعه تطبیقی یا به اصطلاح Benchmarking اتلاق میشود که نه تنها در معماری سازمانی بلکه در بسیاری از پروژه های توسعهای دیگر نیز کاربرد دارد.
در فاز بعدی معماری سازمانی بر اساس مطالعات تطبیقی و تحلیل انجام شده بر روی وضع موجود، به وضعیت مطلوب خواهیم رسید. یعنی در واقع مشابه همان هرمی که بالا دیدیم، این بار وضعیت مطلوب کسب و کار (فرایندها)، اطلاعات و فرمتهای اطلاعاتی، برنامه های کاربردی و فناوری و تکنولوژی.
فاز نهایی در معماری سازمانی فاز گذار است. به این معنی که به منظور رسیدن از وضع موجود به وضعیت مطلوب چه اقدامات و پروژه هایی باید انجام داد. این اقدامات برای رسیدن به وضعیت مطلوب در قالب تعدادی پروژه تعریف میشود که در این فاز باید به ازای هر پروژه یک RFP استخراج کرد. مثلاً در برخی از پروژه های معماری سازمانی تعداد 20-30 عدد RFP استخراج میشود که مربوط به لایه های مختلف هستند. البته پروژه های استخراج شده بصورت یکپارچه با هم بوده و در امتداد و هم تراز یکدیگر هستند و در پازل کلی معماری سازمان از جایگاه خاص خود برخوردارند.
سازمان از طریق برگزاری مناقصه و انتخاب پیمانکار و انجام پروژه های مذکور معماری سازمانی را پیاده سازی خواهد کرد.
تا پیش از انجام پروژه های اشاره شده را طراحی معماری سازمانی و اجرای پروژه ها را اجرای معماری سازمانی میگویند.
با توجه به حجم بالای کار در مرحله طراحی معماری سازمانی، این اقدامات برای یک سازمان فرضی 3-4 هزار نفره در حدود 2 -3 سال زمان خواهد برد. خوب مشخص است اقدامی که طراحی آن 3 سال زمان ببرد، اجرا و پیاده سازی آن بیش از دو – سه برابر این زمان نیاز دارد. در نتیجه به دلیل طولانی بودن زمان پروژه های معماری سازمانی اینگونه پروژه ها دچار ریسک میشوند. به دلایل مختلف از جمله عمر کوتاه مدیریتی، بی حوصله بودن سازمانها و تمرکز بر روی کارهای زودبازده و مواردی از این دست که در کشور ما پر رنگتر نیز می باشد، ریسک پروژه های معماری دو چندان خواهد بود.
اما نکته مهم:
در بسیاری از کشورها از جمله آمریکا معمولاً معماری سازمانی اینقدر به طول نمی انجامد که دچار چنین ریسک هایی شود. میدانید چرا؟
چون دو لایه اول در هرم معماری سازمانی که تقریباً، از دو لایه پایینی بسیار زمانبرتر است در واقع تقریباً همان مدیریت فرایند است. یعنی سازمانی که قبلاً اقدام به استقرار مدیریت فرایند نموده است، در طراحی و استقرار معماری سازمانی بیش از نیمی از راه را رفته است.
اطلاعات بیشتر در مورد کتاب آموزش مدیریت فرایند برای مدیران