محمد رمضانی

مشاوره رایگان استقرار مدیریت فرایند


در بسیاری از مواقع پیش آمده است که سازمانها با ما تماس میگیرند و درخواست جلسه مشاوره می کنند.

معمولاً هم اطلاعات بنده را از سازمان هایی که قبلتر به آنها مشاوره داده ام دریافت میکنند.

مثلاً همین اواخر یک بانک بزرگ که چند سال قبل پروژه مدیریت و مدلسازی فرایند را آغاز کرده بود با بنده تماس گرفت یا یک سازمان بزرگ زیرمجموعه وزارت راه که از سه سال قبل پروژه مدیریت فرایند را آغاز کرده بودند.

متد ارائه مشاوره بنده هم به این ترتیب است که هر سازمانی چنین درخواستی داشته باشد، یک جلسه مشاوره رایگان برای آنها برگزار خواهم کرد.

 

اگر سازمان از قبل پروژه مدیریت فرایند را استارت زده باشد، طی این یک جلسه مروری بر فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این حوزه انجام شده و توصیه هایی برای ادامه راه ارائه خواهد شد ولی اگر سازمان در ابتدا و آغاز راه پروژه مدیریت فرایند باشد، توضیح داده خواهد شد که یک پروژه مدیریت فرایند را چگونه آغاز و راهبری کنند. همچنین در این جلسه ارائه راهکارهایی ارائه می­شود که بر اساس آنها سازمان­ها میتوانند پروژه های مدیریت فرایند را در سازمانشان با هزینه های بسیار اندک در مقایسه با پروژه های مرسوم در سطح کشور انجام دهند.

از دیگر مباحث مطرح شده در این جلسه، مشاوره در جهت ارزیابی و انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای سازمان است.

 

نرم افزار BPMS به‌عنوان یک ابزار یا راهکار برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است. این راهکار حاکمیتی را در سازمان برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم میاورد و به سازمان اجازه میدهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم‌راستا نماید.

 

 از طریق نرم افزار BPMS فرایندها ضمانت اجرایی پیدا کرده و چرخه مدیریت فرایند بطور کامل در سازمان مستقر خواهد شد. لذا اینجاست که اهمیت انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب برای یک سازمان از توجه بالایی برخوردار میشود و چه‌بسا هستند سازمانهایی که در هنگام خرید و انتخاب اینگونه نرم‌افزارها دچار تردید و سردرگمی هایی میشوند و نیازمند یک راهنمایی از طرف یک مشاور را احساس میکنند.

 

به عبارت دیگر مدل های فرایندی احصا شده بدون اینکه وارد پیاده سازی شوند، فاقد ارزش افزوده چندانی خواهد بود و بر همه متخصصین خبره روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.

 

 در این جلسه فشرده مشاوره به سازمان کمک خواهیم کرد تا بتواند یک BPMS مناسب که بیشترین انطباق با خواسته ها و نیازمندی هایش را دارد، با بهترین قیمت انتخاب نماید. در انتخاب نرم افزار BPMS نباید به دنبال بهترین نرم افزار باشید، بلکه باید متناسب با نیازمندی های کسب و کار خودتان، مناسب ترین گزینه را انتخاب کنید. 

 

از دیگر توصیه های مطرح شده در این جلسه، مشاوره در زمینه برگزاری کارگاه های ساخت یافته است.

در کارگاه ساخت یافته بر خلاف روش معمول مصاحبه که معمولاً توسط تیم متولی مدیریت فرایند خود سازمان برگزار میشود نیاز به صرف منابع و زمان نسبتاً طولانی است. همچنین امکان برونسپاری این فاز یعنی استخراج فرایندها به پیمانکاران نیز وجود دارد لیکن تجربیات چنیدن ساله حاکی از کیفیت پایین خروجی های تولید شده توسط پیمانکاران و هزینه بالا است.

 

 یکی از بهترین روش هایی که بسیاری از سازمان های پیشرو در سطح دنیا از آن بهره میبرند، بکارگیری بدنه خود سازمان بصورت آموزش کارگاهی در استخراج فرایندها است. به این ترتیب که پس از انتخاب افراد واجد شرایط، یک دوره آموزشی مختصر و مفید (یک روزه) با محوریت مدیریت و مدلسازی فرایند برای ایشان برگزار شده و طی ۲-۳ روز آتی بوسیله برگزاری کارگاه و با هدایت و مدیریت کارشناسان واحد مدیریت فرایند، نفرات برگزیده واحدهای مختلف سازمانی خود اقدام به مدلسازی و استخراج فرایندهای واحد خود خواهند نمود.

 

 البته قاعدتا حجم و نوع مطالبی که در این دوره آموزشی ارائه میشود نسبت به دوره مدیریت فرایند کمتر و سبک تر خواهد بود. البته پس از اتمام کارگاه، خروجی های تهیه شده توسط کارشناسان واحد مدیریت فرایندها مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و یکدست و یکپارچه میگردند.

 

نحوه فرهنگ سازی و اخذ تعهد از مدیران ارشد سازمان در زمینه استقرار مدیریت فرایند از دیگر موضوعاتی است که در این جلسه مشاوره مطرح می شود.

 

حتماً توصیه می­شود پیش از آغاز پروژه، اقدام به فرهنگ­ سازی در بدنه سازمان نسبت به موضوع شود. این مرحله یکی از مهم­ترین فازهای هر پروژه مدیریت فرایند است که چند ماه قبل از آغاز پروژه، اطلاعات به تدریج و قطره چکانی به بدنه سازمان منتقل شود. برای اینکار باید از همه انواع رسانه­ های موجود در دسترس استفاده نمود. همچنین برگزاری سمینار و دوره آموزش ابتدایی برای بدنه سازمان، مدیران میانی و مدیران ارشد می­تواند بسیار موثر باشد. تجربه به ما نشان داده است برای این منظور برگزاری سمینار و دوره­ های آموزشی کوتاه مدت در سازمان­ها به منظور ارتقاء فرهنگ سازمانی در این زمینه و همسو نمودن بدنه سازمان و سطوح مختلف مدیریتی میتواند بسیار مفید باشد.

 

یکی دیگر از مهم­ترین اقدامات در فاز های ابتدایی BPM اخد تعهد از مدیران ارشد سازمان است. با فرض اینکه مدیران ارشد نسبت به مزایای مدیریت فرایند و فرایندگرایی آشنایی نداشته باشند، فرهنگ­ سازی پیش از اخذ تعهد می­تواند بسیار مفید باشد. اخد تعهد به زبان ساده به این معنی است که مدیران ارشد بصورت رسمی حمایت خود از استقرار مدیریت فرایند در سازمان را اعلام می­کنند.

 

برگزاری این جلسه رایگان مشاوره مدیریت فرایند در شرایط زیر توصیه میشود:

·       پیش از آغاز پروژه مدیریت فرایند

·       در حین انجام مدیریت فرایند به منظور ارزیابی عملکرد تیم و پروژه مدیریت فرایند

·       پس از پایان پروژه مدیریت فرایند- چرخه اول (نکته: همانطور که میدانید استقرار مدیریت فرایند خود یک فرایند دائم و پیوسته است لیکن با یک پروژه آغاز خواهد شد.)

 

همچنین سازمان ها میتوانند این جلسه رایگان مشاوره BPM را به یک جلسه چکاپ مدیریت فرایند با پرداخت هزینه تبدیل کنند.

 

برخی از ابعاد چکاپ مدیریت فرایند

  • سنجش توانمندی ها، ظرفیت ها، نقاط قوت و ضعف واحد متولی مدیریت فرایند
  • سنجش داشته ها و ظرفیت های بالقوه سازمان در حوزه مدیریت فرایند
  • بررسی مستندات موجود سازمان که در استقرار مدیریت فرایند میتواند مفید واقع شود
  • ارزیابی توانمندی ها، ظرفیت ها، نقاط قوت و ضعف واحد فناوری اطلاعات جهت مشارکت در پروژه مدیریت فرایند
  • سنجش مدیران و بدنه سازمان از بعد سطح دانشی و فرهنگ در حوزه مدیریت فرایند
  • ارزیابی وضعیت نرم افزارهای موجود سازمان و نیازمندی های نرم افزاری جدید فرایندی
  • و

 

ما به بیش از ۵۰ سازمان با ابعاد مختلف مشاوره استقرار مدیریت فرایند ارائه کرده ایم.


جهت هماهنگی و رزرو زمان جلسه مشاوره فرم پایین را تکمیل کنید تا با شما تماس بگیریم.

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