محمد رمضانی

دلایل دشمنی من با اتوماسیون اداری – بخش اول

دوستانی که مرا می­شناسند تقریباً همه می دانند که من با اتوماسیون اداری دشمن هستم! می دانند آدمی نیستم که بخاطر مخفی کردن حقیقت بخواهم دل همه را به دست بیاورم. سعی میکنم آنچه که فکر میکنم درست است بگویم حتی اگر مخالفان جدی داشته باشم. البته در مواردی که فکر میکنم درست هستند، فقط به ذهن خودم اکتفا نمی­کنم بلکه با متخصصین زیادی مشورت میکنم، مطالعات تطبیقی انجام میدهم، خودم تحلیل و تفکر میکنم یا به یک مدل فکری برسم. حالا میخواهم طی چند مطلب برای شما بگویم که چرا با اتوماسیون اداری دشمنم!

لطفاً مطالب را بخوانید و خودتان تفکر، تامل و تحلیل کنید و نگذارید جو حاکم بر جامعه شما را نیز با خود ببرد.

 

دلیل اول دشمنی من با اتوماسیون اداری

اهمیت داده به حدی است که دنیا به سراغ تکنولوژی­هایی مثل پردازش تصویر (Image processing) رفته است. هدف از پردازش تصویر تبدیل تصویر به داده و اطلاعات است. پس داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های سازمان هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده­ها رفتار می­شود.

از سوی دیگر به دلیل اینکه اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری در قالب نامه و بصورت عکس یا پی دی اف در دیتابیس این سیستم ها ذخیره می شوند، ما در حال تبدیل داده­ های خود به تصاویر هستیم. پس خودمان با دست خودمان و از طریق اتوماسیون اداری در حال خاک کردن یکی از دارائی های با ارزش خود هستیم.

 

دلیل دوم دشمنی من با اتوماسیون اداری

اتوماسیون ادراری به نوعی در تضاد با مدیریت فرایند است. هدف از مدیریت فرایند استاندارد سازی گردش کارها و فرایندهای موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای فرایند موردنظر برخوردار خواهند بود.

همانطور که بسیاری از ما تجربه کار با اتوماسیون اداری را داریم و می دانیم که گردش کار در اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط حاضرین در سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ای برای انجام گردش کارها در اتوماسیون اداری وجود ندارد و میتوان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.

حال تفکر کنید که چقدر از گردش کارهای موجود در یک کسب و کار باید بصورت موردی باشد؟ مگر هدف از مدیریت فرایند شناسایی گردش کارهای سازمان، تحلیل، بهبود و استاندارد کردن آنها نیست؟

پس ذات اتوماسیون اداری با ذات مدیریت فرایند در تضاد است.

 

دلیل سوم دشمنی من با اتوماسیون اداری

زنجیره ارزش یک شرکت تولیدی یا خدماتی را در نظر بگیرید. منور از زنجیره ارزش فرایندهای پشت سر همی است که منجر به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت به مشتری و کسب درآمد برای کسب و کار خواهد شد.

  • تامین مواد اولیه
  • تولید و ساخت
  • انبارداری
  • ارائه خدمت یا محصول
  • لجستیک
  • بازاریابی و فروش
  • مدیریت خدمات مشتریان

 

خوب از بین فعالیت های اصلی یک کسب و کار کدام یک با اتوماسیون اداری قابل انجام است؟ تقریباً میتوان گفت هیچ کدام. البته به اینصورت که اگر بخواهیم فعالیت های کسب و کار را بصورت نامه به گردش در بیاوریم میتوان از اتوماسیون اداری استفاده کرد ولی اینکار خیلی صحیح نیست. یعنی جایی که گردش اطلاعات تکرار پذیر وجود دارند، حتما فرم و سیستم اطلاعاتی تخصصی باید جایگزین نامه و اتوماسیون اداری شود.

پاسخی بنویسید