محمد رمضانی

کتاب طلایی ۱۰ گام استقرار مدیریت فرایند-بخش اول

مقدمه
استقرار مدیریت فرایند در عین سادگی پیچیده و در عین پیچیده بودن ساده است. متاسفانه کتاب ها و منابعی که اکثر آنها ترجمه شده هستند، مسیر روشن و شفافی به منظور استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها تبیین نمیکنند. یعنی اینکه با خواندن این کتاب ها واقعاً نمیتوان فهمید برای استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها از کجا شروع کرد و چه گام هایی را پیمود.
با درک این خلاء، اقدام به تهیه کتابی تحت عنوان ۱۰ گام موثر استقرار مدیریت فرایند نمودیم. امید است که راهگشای سازمان ها در استقرار این مقوله مهم باشد.
ذکر این نکته ضروری است که رویکرد ما در تدوین کتاب این است که سازمان ها خود و از طریق منابع داخلی شان و بدون صرف هزینه های گزاف تحمیل شده توسط شرکتهای پیمانکار این حوزه، بتوانند اقدام به اجرا و استقرار مدیریت فرایند نمایند. لیکن ممکن است در مواردی نیاز به مشاورینی احساس شود اما بار اصلی انجام این پروژه بر دوش خود سازمان بوده و از این بعد هم کیفیت کار و هم زمان و هزینه از شرایط مساعدتری برخوردار خواهد بود.
BPM چیست؟ (مدیریت فرایند)
امروزه دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.  تعداد قابل ملاحظه‌ای که روند رشد فزاینده‌ای نیز دارند، از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM) برای بهبود مؤثر استفاده می‌کنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود. مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده سازی سیستم‌ها است.
می‌توان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود  مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:
  • توسعه و تعالی سازمانی
  • ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
  • جلب رضایت مشتریان
  • چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
  • یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز  فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمان‌ها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.
سیستم‌هایBPM  ابزار نرم‌افزاری برای مانیتور اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. در واقع BPM  یک “مدل مدیریت” است که برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.
در یک سازمان یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به محیط کسب و کار این امکان را می‌دهد تا براساس محیط رقابتی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را روز به روز اعمال نماید.
BPM  با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب می‌کند.
در تصویر زیر یکی از تصاویر مربوط به چرخه عمر BPM یا مدیریت فرایند آمده است. در ادامه به توضیح بخشهای مختلف چرخه خواهیم پرداخت.
گفتنی است برای مدیریت فرایند چرخه ها و فازهای مختلفی وجود دارد لیکن تقریباً تمام آنها ۴ مرحله موجود در شکل فوق را پشتیبانی میکنند و به عبارت دیگر این ۴ مرحله مغز و محور اصلی تمام چرخه ها و چارچوب های مدیریت فرایند است.
مراحل عمومی مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه فعالیت‌های BPM است که به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود:
  • طراحی فرایند(Process Design)
  • اجرای فرایند(Process Execution)
  • پایش فرایند(Process Monitoring)
  • بهبود فرایند(Process Improvement)

 

طراحی فرایند (Process Design):
این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

 

اجرای فرایند (Process Execution):
فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند.  متاسفانه بسیاری از پروزه های مدیریت فرایند اجرا شده در کشور ما در انتهای فاز قبلی متوقف میشوند. نکته مهم اینجاست که برای اینکه سازمان ها بتوانند از مزایای مدیریت فرایند منتفع شوند باید تمام چرخه را طی کنند و صرف مستندسازی فرایندها با توجه به انرژی بر بودن آن، منافع زیادی به همراه نخواهد داشت البته وجود مدل‌های فرایند و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌های کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله بسیار تاثیرگذار خواهند بود و خلاء اجرایی نشدن فرایندهایی که در فاز قبل مدلسازی شده اند از طریق این ابزارها پوشش داده خواهد شد.

 

پایش فرایند (Process Monitoring):
همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد. قاعدتاً فرایندهایی که در BPMS پیاده سازی و بصورت مکانیزه و الکترونیکی در سطح سازمان اجرا میشوند، قابلیت پایش و کنترل بهتری نسبت به حالت های دستی خواهند داشت.

 

بهبود فرایند (Process Improvement):
تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد.
آنچه در بالا گفته شد مراحل اصلی است که بسیاری از چارچوب های مدیریت فرایند به آن اشاره کرده اند لیکن نیاز است ۴ مرحله فوق به جزییات بیشتری شکسته شود. همچنین یکی دیگر از الزامات اصلی انجام مدیریت فرایندها انتخاب یکی از چارچوب هایی است که بیشترین انطباق با شرایط ایده ال سازمان را دارد در همین راستا چارچوب اصلی موردنظر ما در استخراج مراحل چارچوب چانگ خواهد بود.
حال در ادامه مراحل انجام یک پروژه مدیریت فرایند بصورت خلاصه و چکیده ارائه خواهد شد.

 

منتظر ادامه مطالب در بخش دوم باشید

پاسخی بنویسید